政策及程序

任何投标人如果认为采购过程发生了重大偏差并导致合同授予不当，可以提出行政上诉。公开大学采购招标的投标人被视为合适的一方，可以通过以下流程向大学采购助理副校长（“大学AVP”）提出投标或合同的授予上诉：

1. 投标人应向执行招标程序的合同专家提交书面上诉通知。该通知应在裁决后的十（10）个日历日内提交。如果在这十（10）天内未收到通知，则投标人将被视为放弃其上诉权利。

2. 如果投标人在前段所述的十（10）天期限内向公开大学的公开记录办公室提交与其上诉相关的公开记录请求，则投标人可以在十（10）天期限内向进行招标过程的合同专家提交书面上诉意向通知，从而延长提交书面上诉通知的截止日期。在这些情况下，提交书面上诉通知的截止日期将延长至公开记录办公室提供回应文件后的十（10）个日历日。

3. 书面上诉通知至少应包括以下内容：

a.相应方/投标人的名称和地址。

b.适当识别有关的招标。

c.对上诉理由的陈述和简明说明。上诉通知必须说明投标人的具体反对意见和支持反对意见的细节。如未能指明上诉的理由，上诉即告无效。

d.任何可获得的证明上诉的物证、证据或文件。

e.投标人对该事项提出的解决方案。

4. 合同专家应审查申诉和合同授予文件。合同专家将在收到上诉后的十五（15）个日历日内，向投标人发出关于支持或拒绝上诉决定的书面通知。

5. 对于合同专家的拒绝，投标人可进一步向大学AVP提出上诉。投标人应在合同专家发出拒绝通知之日起五(5)个日历日内提交书面上诉。

6. 大学副校长可以考虑上诉或将其指派给指定人员。维持或拒绝上诉的决定将由大学AVP在合理的时间内发送给投标人。大学AVP的决定是最终的，没有进一步的补救措施。

作为国家和纳税人资源的管理者，大学要求通过竞争获得商品和服务。开放、竞争的流程确保了对潜在供应商的公平和公平对待，避免了利益冲突，增加了大学的价值，防止了欺诈、浪费或滥用，并建立了对大学流程的信任和信心。

有两种类型的竞争。第一种类型的竞争（非正式竞争）是一个或多个供应商努力从公众那里获得业务，价格通常是公开的，由市场、买家和卖家驱动。第二种类型的竞争（正式竞争）是征求投标、报价和其他建议的正式过程，并将它们相互比较，以确定为大学提供最佳整体价值的商品或服务的供应商。正式竞争要求遵循大学的招标政策，包括但不限于公告、提交提案、密封投标、投标评估和其他确保合同公开和竞争性授予的过程。大学认为，任何由合作协会、州和联邦实体建立的合同，只要符合正式竞争的标准，都是公开和竞争性的投标。

该大学依靠三种征集方式：非正式、正式和非竞争性。政策中概述了每种征求方法及其要求和条件。无论采用何种招投标方式，所有费用或商品和服务的价格必须公平合理。

代表大学开展业务的大学员工必须以客观和道德的方式这样做。所有大学商业交易的目标必须是使大学受益，而不是个人受益。为了保护其员工和政策的诚信和客观性，必须披露采购中实际和潜在的利益冲突。应尽可能避免采购中的利益冲突，否则必须加以管理。

 

本指导文件强调了员工在“参与采购决策”时必须遵守的利益冲突政策和程序。“参与采购决策”是指代表大学在获取、提供或处置货物或服务的过程中履行任何职能，包括但不限于参与(1)准备招标书、投标规范或类似文件；（二）审查或者评价征集答复；（三）推荐供应商或中标人；（四）获取供应商报价或者合同；（五）批准或者拒绝货物和服务的取得、提供或者处置。该指南还赋予采购副总裁在某些情况下排除某些员工参与采购决策的权力。本文件不会废除、更改或改变适用法律和大学政策中关于利益冲突的任何其他道德义务。

 

1. 的责任。参与采购决策的员工有责任：

·了解并遵守所有适用的法律和大学政策，包括校董会个人利益冲突政策（BOR COI）、机构利益冲突政策和俄克拉荷马州道德规则

·完成或已完成适用校园所需的年度利益冲突披露表，并在需要时更新该表格。

·不施加或试图影响任何参与采购决策的人员。这包括但不限于暗含威胁、提供回扣、提供酬金或采取任何其他试图影响采购相关决策的行动。

·不接受可能直接或间接影响员工业务判断或决策或可能表现出不当行为的礼物、恩惠、娱乐、餐饮、旅行或有价值的东西。

·不参与采购决策，如果他们有禁止的利益冲突，如下所述。

 

2. 禁止的利益冲突。所有实际的和潜在的利益冲突，如下文所述，必须在参与采购决策之前披露。虽然某些利益冲突可以得到管理，但如果员工或其家庭成员在供应商或潜在供应商中有重大经济利益，则禁止员工参与采购决策。在以下情况下，员工在公司、咨询服务或企业中拥有重大经济利益：

·确定该情况会导致了解相关事实的理性人士质疑员工在该事项中的公正性

·对于一家上市公司，一个人的利息加上过去12个月收到的收入的价值超过5000美元

·对于非上市公司，个人拥有该公司的任何股份，或者过去12个月的收入超过或预计超过5,000美元

·对于知识产权的权利或利益，某人已经或预计将从中获得任何收入

·了解特定的采购决策可能会对员工或其家庭成员的重大经济利益产生直接和可预测的影响

·知道与员工或家庭成员有业务关系的人（除日常消费交易外）是该事项的一方或代表该事项的一方

·他们的家庭成员从供应商或潜在供应商那里收到任何礼物或其他有价值的东西

·员工和/或家庭成员与供应商或潜在供应商有过去的工作经历或其他关系，可能会造成利益冲突

 

2.2. 如果员工不确定实际或潜在的利益冲突是否属于这些被禁止的利益冲突之一，他们应立即联系适当的利益冲突办公室寻求指导。

 

2.3. 如果员工有采购利益冲突，他们被禁止参与采购决策，必须回避这一过程，并向适当的利益冲突办公室和采购助理副总裁报告冲突。

 

2.4. 取消采购副总裁参与采购决策的资格。在以下情况下，采购副总裁也可以将供应商或员工排除在采购决策之外：(1)供应商或员工存在本指南中所述的实际或潜在利益冲突；(2)采购副总裁合理地认为供应商或员工的参与会在员工或大学方面造成冲突的表象；或(3)在任何时候。采购助理副总裁合理地认为，在参与有关采购决策时，员工是在为皇冠体育app的最佳利益行事，而不是为了大学的最佳利益。员工可要求采购风险管理委员会（PRMC）审查采购副总裁的决定。根据要求，企业风险管理和合规监督委员会可以审查PRMC的决定。没有审查保证。PRMC是负责审查、管理和评估与大学采购活动、商业安排和与第三方合同关系有关的关键问题和风险的机构

 

3. 利益冲突程序。如果在采购决定完成后，员工或被选中的供应商披露了利益冲突，或者一旦冲突以其他方式被知晓，利益冲突官员和委员会将进行调查并做出以下决定之一：(1)不存在冲突；(2)潜在的冲突，当披露的信息不代表偏见或不适当活动的可能来源时，在特定的限制/标准内允许；(3)管理计划允许存在冲突，以避免偏见或不适当的活动或此类活动的出现；或(4)无法控制的冲突，不符合法律或学校政策。

 

4. 定义。除非另有定义，本指南中使用的术语应与BOR COI中规定的含义相同。在本协议中，BOR COI中定义的“雇员”还应包括在大学担任行政或决策职位的个人或其家庭成员，无论是否有偿。

 

5. 额外的资源。

5.1. 我们鼓励有进一步问题的员工联系适当的利益冲突办公室，或访问利益冲突（ou.edu）和利益冲突（ouhsc.edu）获取更多信息。

5.2. 任何员工或其他人士若发现有欺诈、贪污、管理不善、严重浪费公共资金或其他类似问题，可透过以下渠道向大学举报：

·OU报告！热线：www.ou.ethicspoint.com或（844）428-6531。OU报告它！热线是匿名的，一天24小时可用。

·大学采购- askpurchasing@ou.edu

·利益冲突办公室- coi@ou.edu或coihsc@ouhsc.edu

 

特别需要采购部门处理的合同包括：

• 任何超过5000美元的购买
• 涉及任何类型合同文件的任何购买，或者是合理涉及合同文件的一种产品或服务
• 租赁和不动产的取得或处置
• 剩余财产的：获得或处置剩余财产的
• 使用软件和技术许可或影响大学知识产权的许可
• 服务合同
• 涉及放射性、实验室、空间维护和小型建筑的采购
• 购买涉及任何其他特殊产品或服务，需要事先获得对该产品或服务负有特殊责任和权力的大学部门的批准
• 包机服务及旅游
• 所有其他需要董事会批准或签署的合同均不免除采购处理

例外。由于其独特的性质或价值，某些采购或合同不需要由大学采购部门处理。除了加工之外，豁免采购仍然受制于相同的竞争、审查、批准和定价要求。各部门必须向大学采购部门提供免除存储、编目和保留处理的任何合同的最终副本。

此加工豁免仅适用于以下合同。此类合同是否获得豁免应由采购副总裁或其指定人员在与法律顾问办公室和负责合同的部门的行政官员协商后决定。

• 大学院系根据其使命，向大学辅助企业、服务单位或其他从事转售产品或服务的大学单位采购
• 购买不超过5万美元的法律、医疗、会计、咨询、建筑、工程、室内设计、评估、景观设计、房地产代理或类似的专业服务，只有当这些服务是由大学的行政级别官员根据全校范围内的重要事项订购的，并且只有当这些服务代表具有特定最终目标的离散短期合作时。
• 雇佣协议、和解协议或其他维持或保护公认特权所必需的协议
• 如果有单独的政策规定，员工在大学公务期间参加会议、研讨会和其他类似活动的个人旅行费用（机票、酒店、地面交通、会议注册等）
• 建筑、工程、施工、设计顾问及施工管理服务，涉及重大房地产建设和学校资本资产改造
• 大学部门之间的商品或服务采购食品服务，印刷服务，以及工作空间的维护和维修
• 出售学校的商品和服务以获得补偿，但不包括剩余财产
• 根据大学政策或董事会批准的其他采购

本文件包含有关皇冠体育大学校董会的信贷，贷款和其他财务要求的信息。

 

连结至财务要求

变更令（“CO”）变更订单要求修改或修改现有合同或采购订单。此类修改可能包括价格和数量的变更（增加或减少）、交货日期、续订或取消。CO增加总金额以学校的审批政策为准。

合同。皇冠体育州法律将合同定义为做或不做某件事的协议。合同有多种形式，包括采购订单、赠款、合同、分包合同、许可证、租赁、资金文件、申请、延期和续签、信件、谅解备忘录、销售订单、保证、工作订单、电子邮件、专业服务协议、独立承包商以及类似的书面和口头协议。这些合同可以涉及大学为补偿（收入）向其他方提供的商品和服务，也可以涉及大学从其他方获得的商品和服务，以换取付款。它们也可能涉及正式界定有关各方的义务和责任的协议，即使可能不涉及金钱或其他有价对价。

总账（“GL”）。PeopleSoft的总账（GL）是所有金融交易的存储库。总账代码是指记录交易的账户代码。

商品和服务。“商品”是消费或使用的东西，而“服务”是由个人、企业、供应商或法人实体提供的东西。因此，采购政策中使用的“货物和服务”是指通过必须通过采购处理的合同提供或履行的任何有形或无形性质的工作、劳动力、商品、设备、材料或供应品。“货物”包括订立交易时尚不存在的货物。“服务”包括个人服务和专业服务。“货物和服务”不包括不动产权益。

采购。采购是使用大学资金购买、采购、租赁、租赁或以其他方式获取商品和服务的过程，并监督采购生命周期内的所有职能，包括进行市场分析；确定或选择招标和采购方法；准备、评估和授予合同；制定和谈判合同；合同管理、监督和管理；管理供应商关系。

采购订单（“PO”）。采购订单用于完成申请或其他采购，必须注明商品或服务的类型或描述、数量、价格等。采购订单可以构成大学和供应商之间合同的一部分。

征用。申请单是大学部门为获得商品或服务而提出的正式请求。申请单必须包括适当的支持性文件和处理所需的信息（商品或服务的类型、产品信息、证明表格、供应商信息、报价和合同等定价信息）。如果申请单不包括足够的支持信息，采购部门可以拒绝该申请单。一旦申请被处理，PeopleSoft将生成采购订单。

供应商。对于大学采购政策，除非另有定义，“供应商”是指通过提供或主动提供商品或服务与大学开展业务或寻求与大学开展业务的个人、组织或商业实体。除非在适用的采购政策中另有规定，供应商不包括在大学或大学课程注册的学生。

凭证。凭证用于记录业绩并要求付款。通过提交或要求代表部门提交凭证，该部门(i)确认购买了货物或提供了服务，（ii）授权付款，（iii）确定应该记录交易的总账账户。发票或其他适当的文件应支持付款请求。

公平合理的价格是指商品或服务的成本或价格对大学和供应商来说是公平的。有七种方法可以证明一种商品或服务的成本或价格是公平合理的。

• 比较收到的征求意见的建议价格。充分的价格竞争确立了价格的合理性。这是最常用的方法。
• 比较以前的建议价格和以前的大学和商业合同价格与当前类似项目的建议价格。必须确定比较的有效性和先前价格的合理性。以前的大学合同不能超过三年。
• 使用参数估计方法/应用粗略的标准来强调需要额外定价查询的重大不一致。将某一类型建筑的每平方英尺建议价格与既定的商业标准进行比较就是这种技术的一个例子。
• 比较竞争性的公开价目表，公开的商品市场价格，类似的指数，以及折扣或回扣安排。大学可以根据批量购买从公布的价格表中寻求折扣。
• 将建议的价格与独立大学的成本估算进行比较。承包商编制的成本估算不能代替大学的成本估算。
• 将建议价格与通过市场调查获得的相同或类似项目的价格进行比较。贸易期刊、报纸和经济指数可以提供有用的比较信息。
• 分析报价方提供的价格信息。这个“包罗万象”的类别包含了不属于其他类别的信息。它不能成为确定公平合理成本的唯一依据。

首选前两种方法。然而，如果缺乏足够的价格竞争（第一种技术），或者从以前的合同中没有足够的信息来确定公平合理的价格（第二种技术），员工必须使用一种或多种其他适合情况的技术。

本政策适用于涉及大学的联邦奖励机构或传递实体（“PTE”）的联邦奖励。

在根据联邦合同采购商品或服务时，除非另有规定或其他政策，否则大学遵循与使用非联邦资金采购相同的政策和程序。大学遵守2 CFR 200 -联邦奖励的统一管理要求，成本原则和审计要求（“统一指导”），并确保使用授予的联邦资金的每个采购订单或其他合同都包括本条款。

1. 大学采购程序。学校的采购程序符合适用的国家法律法规，以获取商品和服务。这些采购程序符合《统一指南》中确定的采购标准。如本校采购标准与《统一指引》有冲突，以《统一指引》与本政策为准。

·大学的采购部门、皇冠体育研究服务部门和管理奖项或合同的部门（“责任部门”）共同维护监督，以确保供应商和供应商方按照其合同或采购订单的条款、条件和规范执行。这一责任包括确保所有必要和适当的步骤、程序、决定、行动或要求都有充分的文件记录。

·任何可能影响本政策中规定的采购政策、流程或要求的项目或合同变更必须得到联邦授予机构的批准。管理奖励的部门负责获得此类授权并向大学采购部门报告。

·大学仅将合同授予能够在拟议采购的条款和条件下成功执行的负责任供应商。大学考虑的事项包括供应商的承包商诚信、对公共政策的遵守、过去的业绩记录以及财务和技术资源。

·学校保留足够详细的采购历史记录，包括统一指南规定的要求。这些记录包括但不一定限于采购方法的基本原理、合同类型的选择、供应商的选择或拒绝，以及合同价格的依据。负责部门确保这些文件的存在和保存。

·根据良好的管理惯例和合理的商业判断，学校独自负责解决因采购而产生的所有合同和行政问题。这些问题包括但不限于资源评估、抗议、争议和索赔。这些标准并不免除大学在合同下的任何合同责任。联邦奖励机构不会代替大学的判断，除非事情主要是联邦关注的。违反法律的行为将提交给具有适当管辖权的适当的地方、州或联邦当局。

·学校的程序避免购置不必要或重复的物品。考虑到合并或拆分采购，以获得更经济的采购。在适当的情况下，对租赁与购买的选择进行分析，并进行任何其他适当的分析，以确定最经济的方法。参见大学收购层级和辅助企业与服务政策。

·在可行或适当的情况下，为了降低成本，大学使用大学或联邦政府的过剩和剩余财产，而不是购买新的商品或服务。

·为了促进更大的经济效益和效率，并根据促进地方、州和联邦政府之间具有成本效益的共享服务使用的努力，大学在适当的情况下签署州和地方政府间协议或实体间协议，以采购或使用共同或共享的商品和服务。通过战略采购、共享服务和其他类似的采购安排，通过文件化的采购行动来满足竞争要求。

·学校在足够规模的建设项目合同中使用“价值工程”条款，为降低成本提供合理的皇冠体育。价值工程是指对每个合同项目或任务进行系统和创造性的分析，以确保以较低的总体成本提供其基本功能。

2. 行为标准和利益冲突。参与采购相关活动的各方必须遵守有关合规和利益冲突的所有适用法律和大学政策。如果大学政策没有规定或解决合规性或利益冲突，则大学各方应具体遵守以下要求。

·如果大学一方存在实际或明显的利益冲突，则大学一方不得参与联邦奖支持合同的选择、授予或管理。当大学方（包括直系亲属或受雇于或即将受雇于供应商的人员）在考虑获得奖励的供应商中拥有财务或其他利益，或从供应商那里获得有形的个人利益时，就会出现此类利益冲突。

·大学方不得向供应商或供应商方索取或接受酬金、好处或任何有货币价值的东西。关于这些物品是名义上的还是非实质的，以及何时是名义上的，大学各方可以遵循大学的政策，因此不会违反这一要求。

·如果大学有任何非州、地方政府或印第安部落的子公司或附属组织，则大学禁止组织利益冲突。

 

3. 竞争。根据联邦裁决，所有货物或服务或不动产的采购交易都是通过符合适用法律和统一指南的充分和公开的竞争进行的。

·为确保供应商的客观表现并消除不公平的竞争优势，制定或起草规范、要求、工作说明或招标书的供应商必须被排除在此类采购的竞争之外。被视为限制竞争的一些情况包括但不限于(A)对公司提出不合理的要求以使其有资格开展业务，(B)要求不必要的经验和过度的联系，(C)公司之间或关联公司之间的非竞争性定价做法，(D)与保留合同的顾问签订非竞争性合同，(E)本政策中定义的组织利益冲突。(F)只指定“品牌”产品，而不允许提供“同等”产品，并描述采购的性能或其他相关要求，以及(G)采购过程中的任何武断行为。

·大学进行采购的方式禁止在评标或建议书中使用法定或行政强制的州、地方或部落地理偏好，除非适用的联邦法规明确规定或鼓励地理偏好。本节的任何规定都不取代州许可法。当承包建筑和工程（A/E）服务时，地理位置可能是一个选择标准，只要它的申请留下适当数量的合格公司，考虑到项目的性质和规模，竞争合同。

·学校维护采购交易的书面程序。这些程序必须确保所有请求：

o对拟采购的材料、产品或服务的技术要求进行清晰准确的描述。在竞争性采购中，这种描述不得包含不适当限制竞争的特征。说明书可包括对拟采购货物或服务的质量性质的说明，必要时，必须列出货物或服务必须符合的最低基本特征和标准，以满足其预期用途。如果可能的话，应该尽量避免详细的产品规格说明。当清晰准确地描述技术要求不切实际或不经济时，可以使用“品牌名称或同等名称”的描述作为定义采购性能或其他突出要求的手段。必须清楚地说明指定品牌的特定特征，这些特征必须通过报价来满足，并且

o确定供应商必须满足的所有要求以及评估投标或建议书的所有其他因素。

·大学确保所有用于获取商品和服务的供应商或人员的资格预审名单都是最新的，并包括足够的合格来源，以确保最大限度的公开和自由竞争。大学不排除潜在供应商或投标人在招标期间的资格。

·非竞争性采购仅根据适用的大学政策和统一指导授予。

 

4. 采购方法。大学拥有并使用与统一指南一致的文件采购程序，该指南规定了用于获取联邦奖励或次级奖励所需的商品和服务以及不动产的采购方法。这些政策包括非正式竞争、正式竞争和非竞争性采购政策。

·非正式竞争。当根据联邦合同采购的商品或服务或不动产的价值不超过简化采购门槛时，大学不需要正式的采购方法。联合国大学依靠非正式采购方法来加快完成其交易，并尽量减少有关的行政负担和费用。非正式方法包括：

o Micro-purchase。购买商品和服务，其总金额不超过小额购买门槛。

o小额购买。购买商品或服务，其总金额高于小额购买门槛，但不超过简化购买门槛（SAT）。在进行小额采购之前，必须按照非正式竞争政策的规定，从足够数量的合格来源获得价格或费率报价。

·正式采购。除了在非竞争性采购中，当联邦财政援助奖励下的商品或服务或不动产的采购价值超过SAT时，大学使用正式竞争政策中记录的正式采购方法。这些正式的采购方法符合适用法律和统一指南的要求。

·非竞争性采购。正如大学的非正式竞争和非竞争性采购政策中所述，在有限的情况下使用非竞争性采购。非竞争性采购仅在下列一种或多种情况下使用：

o购买不超过小额购买门槛的商品或服务

o产品或服务符合单一来源采购的要求

o公众对该要求的急迫或紧急情况不允许因公开竞争性招标而造成延误

o联邦授奖机构或PTE应大学书面请求明确授权非竞争性采购，或

o经多方征求，认定竞争不足。

 

5. 小型和少数民族企业、妇女企业和劳动力剩余地区企业。大学采取一切必要的积极措施，确保尽可能利用少数民族企业、妇女企业和劳动力过剩地区的企业。采购部门应确保将这些肯定步骤记录在案。这种肯定的步骤至少应包括(a)将合格的小型和少数民族企业和妇女企业列入征集名单；(B)确保只要小型和少数民族企业和妇女企业是潜在的来源，就对其进行征求；(C)在经济可行的情况下，将总需求划分为较小的任务或数量，以允许小型和少数民族企业和妇女企业最大限度地参与；(D)在要求允许的情况下制定交付时间表，鼓励小型和少数族裔企业以及妇女商业企业的参与；(E)酌情利用小企业管理局和商务部少数族裔企业发展局等组织的服务和协助；(F)要求主承包商（如果要分包合同）采取上述肯定步骤。

6. 国内的偏好。在适当的情况下，在符合法律的范围内，大学在联邦奖励的最大可行范围内，为购买、获取或使用在美国生产的商品、产品或材料（包括但不限于铁、铝、钢、水泥和其他制成品）提供优先权。本节的要求包含在所有子合同中，包括合同项下的所有合同和货物或服务采购订单。

7. 回收物料的采购。大学及其供应商（包括供应商方）遵守《固体废物处理法》第6002条，并经《资源保护和回收法》修订。第6002节的要求包括只采购环境保护署（EPA）在40 CFR第247部分的指导方针中指定的物品，这些物品含有最高百分比的可回收材料，并与保持令人满意的竞争水平相一致，如果该物品的采购价格超过10,000美元或在前一个财政年度获得的数量价值超过10,000美元；以最大限度地回收能源和资源的方式采购固体废物管理服务；并为采购EPA指南中确定的回收材料建立肯定性采购计划。

 

8. 合同成本和价格。

(a)大学对超出SAT的每项采购行动进行成本或价格分析，包括合同修改。分析的方法和程度取决于围绕特定采购情况的事实，但作为起点，联合国大学在收到投标或建议之前作出独立的估计。

(b)大学在没有价格竞争的情况下，将利润作为每个合同价格的单独组成部分进行谈判，并在所有情况下进行成本分析。为确定公平合理的利润，大学将考虑所做工作的复杂程度、供应商承担的风险、供应商的投资、分包的数量、其过去业绩记录的质量以及类似工作在周边地理区域的行业利润率。

(c)根据联邦授予合同的费用或基于估计费用的价格，只有在根据统一指导，大学在适当情况下允许谈判价格中包含的费用或费用估计的范围内才允许。大学可以参考符合联邦成本原则的皇冠体育app的成本原则。

(d)大学不得采用成本加成本百分比和建筑成本百分比的承包方法。

(e)基于估算的成本或价格只允许在下述或统一指南中规定：

o必要且合理。要素必须是必要的，合理的，并符合分配的联邦裁决的履行。

o遵守限制或免责条款。要素必须符合《统一指南》或《联邦裁决书》中关于成本项目的类型或数量的规定。

o与政策和程序的一致性。对要素的处理必须与适用于其他大学收购的处理一致。

o持续治疗。如果用于同一目的的任何其他成本已被分配为间接成本，则该成本不得被视为直接成本。

o公认会计原则（GAAP）。元素的处理必须符合公认会计准则。

o未列入其他联邦奖项。要素不得作为成本包括在内，也不得用于满足其他联邦奖励的成本分摊或匹配要求。

 

9. 真正的财产。如果大学根据联邦奖励（使用联邦资金）获得不动产，则所有权归大学所有。只要需要，该财产必须用于最初授权的目的，并且在此期间，大学不得处置该财产或妨碍其所有权。当大学不再需要财产用于最初授权的目的时，它必须从联邦授予机构或PTE获得处置指示，这将要求使用以下方法之一进行处置：

·补偿授予机构后保留所有权。支付给联邦奖励机构的金额是通过将联邦奖励机构参与原始购买成本和改进成本的百分比应用于该财产的公平市场价值来计算的。在这些情况下，大学在同一联邦裁决下获得替代不动产，处置的净收益可用于抵消替代不动产的成本。

·出售物业并赔偿授予机构。应付给联邦奖励机构的金额是在扣除任何实际和合理的销售和修复成本后，将联邦奖励机构参与原始购买和改进成本的百分比应用于销售收益中计算的。如裁定尚未结清，出售所得的净收益可抵销该物业的原始成本。如果大学奉命出售物业，大学必须在切实可行的范围内提供竞争，并取得尽可能高的回报。

·将所有权转让给授予机构或指定的第三方。大学有权获得一笔金额，该金额是根据大学参与购买该物业的百分比计算的，并根据当前公平市场价值进行任何改进。

 

10. 设备和其他资本性支出。如果大学获得设备或其他资本资产的联邦奖励（与联邦基金），所有权归大学。大学必须将设备用于项目的授权目的，直到项目资金停止或项目不再需要设备为止。未经联邦奖励机构或PTE的批准，学校不得扣押设备。学校必须按照以下方式使用和处置设备：

·使用。无论该项目或计划是否继续得到该奖项的支持，只要需要，大学必须将该设备用于该项目或项目。未经联邦奖励机构事先批准，学校不得扣押设备。当设备不再用于原计划或项目时，大学可以首先将其用于联邦奖励机构支持的其他活动，其次用于其他联邦机构支持的活动。在大学为项目或计划使用设备期间，它还必须使设备可用于当前或以前由联邦政府支持的其他项目或计划，前提是这种使用不会干扰最初购买的项目或计划的工作。大学不得使用设备提供低于私人公司同等服务收费的服务。如学校购置了更换设备，可将更换后的设备以旧换新或出售，所得款项用于抵销更换成本。

·管理。大学必须保存记录，包括设备的描述、序列号或其他识别号码、资金来源、所有权持有人、采购日期和成本、联邦参与采购设备的项目成本的百分比、地点、使用和条件，以及任何最终处置数据，包括处置日期和销售价格。大学必须至少每两年盘点一次设备，并与记录核对。大学必须保持一个控制系统，以防止丢失，损坏或盗窃。学校必须调查任何丢失、损坏或盗窃。大学必须制定维护程序，使设备处于良好的工作状态。大学必须制定适当的程序，以确保设备出售后尽可能获得最高回报。

性格。当联邦奖励机构目前或以前支持的原始项目或计划或其他活动不再需要设备时，除非联邦管理法规或法规另有规定，否则大学必须向联邦奖励机构请求处置指示。当前每单位公平市场价值为5,000美元或以下的设备可以保留，出售或以其他方式处置，而无需对联邦奖励机构承担进一步的义务。对于公平市场价值超过5000美元的设备，如果联邦奖励机构未能在120天内提供处置指示，大学可以保留或出售。在这种情况下，联邦奖励机构有权通过将当前市场价值或销售收益乘以联邦奖励机构参与原始购买成本的百分比来计算金额。如果大学出售设备，联邦奖励机构可以允许大学从联邦份额中扣除并保留500美元或10%的收益，用于其销售和处理成本。大学也可以将设备的所有权转让给联邦政府或符合条件的第三方，前提是大学必须有权根据其当前公平市场价值的归属百分比获得补偿。如果大学没有采取适当的处理措施，联邦奖励机构可以指示大学这样做。

 

11. 焊接的要求。对于超过SAT的建筑或设施改进合同或分包合同，只要联邦奖励机构或PTE确定联邦利益得到充分保护，联邦奖励机构或PTE可以接受非联邦实体的担保政策和要求。如未有作出上述决定，则最低要求必须如下：

·每个投标人提供相当于投标价格百分之五（5%）的投标保函。“投标保函”必须包括一份坚定的承诺，如投标保证金、保付支票或其他随投标而来的可转让票据，以保证投标人在接受投标后，将在规定的时间内执行可能要求的合同文件。

·供应商提供合同价格100%的履约保证金。“履约保函”是指与合同有关的一种保函，其目的是确保供应商履行该合同项下的所有要求。

·供应商支付合同价款100%的保证金。为保证按法律要求向所有在执行合同规定的工作中提供劳动力和材料的人员支付款项，应签署一份与合同有关的“付款保函”。

 

12. 时间和材料。大学只有在确定没有其他合同适合且合同包含供应商自行承担风险的最高价格后，才使用时间和材料类型的合同。时间和材料类型合同是指大学的成本为(i)材料的实际成本和（ii）直接人工工时，按反映工资、一般和管理费用以及利润的固定小时费率收费的合同。由于该公式生成的合同价格是开放式的，因此时间和材料合同在成本控制或劳动效率方面没有为供应商提供积极的利润激励。因此，每一份合同必须设定一个上限价格，超过该上限价格的风险由供应商自行承担。责任部门应坚持高度监督，以获得合理保证，确保供应商正在使用有效的方法和有效的成本控制。

 

13. 联邦授予机构或传递实体审查。

(a)应联邦奖励机构或PTE的要求，大学将提供拟议采购的技术规格，如果联邦奖励机构或PTE认为需要进行此类审查，以确保指定的商品或服务是拟议的采购。这种审查通常会在规范被纳入招标文件之前进行。如果大学希望在招标完成后进行审查，联邦奖励机构或PTE仍然可以审查规格，这种审查通常仅限于拟议采购的技术方面。

 

(b)在下列情况下，大学将应要求向联邦授标机构或PTE提供采购前审查采购文件，如投标请求书或招标邀请书或独立成本概算：

o联邦奖励机构或PTE认为大学的采购程序或操作不符合统一指导中的采购标准

o采购预计将超过SAT，并且将在没有竞争的情况下授予，或者只收到一个投标或报价作为对征求的回应

o预计将超过SAT的采购指定了“品牌”产品

o拟议合同的内容超过SAT，并将通过正式竞争授予最低和最佳投标人以外的人。

o拟议的合同修改变更了合同的范围或增加了合同金额，超出了标准。

 

(c)如果联邦奖励机构或PTE确定大学的采购系统符合统一指南中的标准，则大学免除此处规定的采购前审查。

o大学可以要求联邦奖励机构或PTE审查其采购系统，以确定其系统是否符合统一认证指南中的这些标准。当有持续的高额资金和定期授予供应商合同时，大学可能会要求进行审查。

o大学可自行认证其采购制度。这种自我认证并不限制联邦奖励机构调查大学系统的权利。根据自我认证程序，联邦奖励机构可以依靠大学的书面保证，证明它符合统一指导中的标准。大学必须引用符合这些要求的具体政策、程序、法规或标准，并提供其系统供审查。

 

14. 必要的合同条款。大学的合同包含如下所述的适用条款。

·违反或违反合同的补救措施。当供应商违反或违反合同条款时，超过简化采购门槛的合同必须解决行政、合同或法律救济问题，并规定适当的制裁和处罚。

·因原因或方便而终止。所有超过10,000美元的合同必须解决终止的原因和方便，包括它将如何受到影响和结算的基础。

·平等就业皇冠体育。符合“联邦援建合同”定义的合同（美国联邦法规第41条第60-1.3部分）必须根据美国联邦法规第41条第60-1.4(b)款，根据经第11375号行政命令“修订有关平等就业皇冠体育的第11246号行政命令”修订的第11246号行政命令“平等就业皇冠体育”（30 FR 12319, 12935, 3 CFR Part, 1964-1965 Comp., p. 339），包括平等皇冠体育条款。并执行联邦法规41 CFR第60部分“联邦合同合规项目办公室，平等就业皇冠体育，劳工部”的规定。

·戴维斯-培根法案/现行工资。当联邦项目立法要求时，所有由大学授予的超过2000美元的主要建筑合同必须包括符合戴维斯-培根法案（40 USC 3141-3144和3146-3148）的条款，并辅以劳工部法规（29 CFR第5部分，“适用于联邦资助和援助建筑合同的劳工标准条款”）。供应商必须以不低于劳工部长制定的工资决定中规定的现行工资水平向工人和机械师支付工资。必须要求供应商每周支付不少于一次的工资。大学将在每个征集中放置一份由劳工部发布的现行工资决定的副本。授予合同或分包合同的决定必须以接受工资决定为条件。大学将向联邦奖励机构报告所有涉嫌或报告的违规行为。合同还必须包括符合科普兰“反回扣”法案（40 USC 3145）的条款，并由劳工部法规（29 CFR第3部分，“全部或部分由美国贷款或赠款提供公共建筑或公共工程融资的承包商和分包商”）补充。该法案规定，必须禁止每个承包商或分接受者以任何方式诱使任何受雇于建造、完成或修理公共工程的人放弃他或她原本有权获得的任何部分补偿。大学将向联邦奖励机构报告所有涉嫌或报告的违规行为。

·工作时间和安全标准。涉及机械师或工人就业的超过100,000美元的合同应包括符合40 USC 3702和3704的条款，并由劳工部法规（29 CFR第5部分）补充。每个供应商必须根据每周40小时的标准工作时间计算每个机械师和工人的工资。允许超过标准工作周的工作，条件是工人在工作周中工作超过40小时的所有工作时间的补偿率不低于基本工资的1.5倍。40 USC 3704的要求适用于建筑工作，并规定不得要求工人在不卫生，危险或危险的环境或工作条件下工作。这些规定不适用于采购供应品或材料、通常在公开市场上可买到的物品，也不适用于运输或情报传输合同。

·发明权利。如果联邦奖励符合37 CFR§401.2(a)中“资助协议”的定义，并且接受者或分接受者希望与小型企业或非营利组织签订合同，以替代当事人，转让或执行该“资助协议”下的实验，开发或皇冠体育研究工作，获奖者或次获奖者必须遵守37 CFR第401部分“非营利组织和小企业在政府资助、合同和合作协议下的发明权利”的要求，以及联邦奖励机构发布的任何实施条例。

·清洁空气法/联邦水污染控制法。金额超过15万美元的合同和次级补助金将包含一项规定，要求非联邦奖励同意遵守《清洁空气法》（42 USC 7401-7671q）和经修订的《联邦水污染控制法》（33 USC 1251-1387）下发布的所有适用标准、命令或法规。违规行为必须报告给联邦奖励机构和环境保护局的区域办事处。

·能源效率/节约。根据《能源政策和节约法》（42 USC 6201）颁布的国家节能计划中包含的与能源效率相关的强制性标准和政策。

·禁止/停职。根据OMB 2 CFR 180执行行政命令12549 （3 CFR Part 1986 Comp.，第189页）和12689 （3 CFR Part 1989 Comp.，第235页）“禁止和暂停”的指导方针，大学不会向在奖励管理系统（SAM）中列出的政府范围内的排除方清单系统中列出的各方授予合同。SAM包含被各机构禁止、暂停或以其他方式排除的各方的名称，以及根据除行政命令12549以外的法定或监管机构宣布不合格的各方的名称。

·Anti-Lobbying。申请或投标10万美元或以上奖金的供应商必须提交所需的认证文件。每一级向上一级证明，它不会也没有使用联邦拨款支付任何影响或试图影响机构官员或雇员、国会议员、国会官员或雇员或国会议员雇员的个人或组织，以获得任何联邦合同、补助金或31 USC 1352所涵盖的任何其他奖励。各级官员还必须披露为获得任何联邦裁决而使用非联邦资金进行的游说活动。这些信息被逐级转发至非联邦奖。

·回收材料采购。

 

15. 定义。除非另有规定，否则所有大写术语的含义与大学采购政策和程序网站上的定义部分相同。

 

·“联邦奖励”系指，视上下文而定，(i)接受者直接从联邦奖励机构或间接从PTE获得的联邦财政援助，或大学直接从联邦奖励机构或间接从PTE获得的《联邦采购条例》项下的成本报销合同；（ii）工具(赠款协议、合作协议、其他援助协议（根据联邦法律定义），规定条款和条件或根据联邦采购条例授予的费用报销合同。联邦授予合同不包括联邦机构用于向供应商购买商品或服务的其他合同，也不包括运营联邦政府所有、承包商运营的设施（goco）的合同。

·“联邦奖励机构”是指直接向大学提供联邦奖励的联邦机构。

·“制成品”指全部或部分由有色金属构成的物品和建筑材料，如铝、塑料和聚合物基产品，如聚氯乙烯管、混凝土等集料、玻璃（包括光纤）和木材。

·“小额购买”是指购买商品或服务，总金额不超过非正式竞争政策中确定的小额购买门槛。

·“组织利益冲突”是指由于大学与子公司或附属机构的关系，大学无法或似乎无法在涉及相关组织的采购行动中保持公正。

·“传递实体”（Pass-Through Entity）或“PTE”系指为执行部分联邦计划而向次级接受者提供次级奖励的非联邦实体。

·“人”指任何自然人、商号、合资企业、有限责任公司、协会、信托、合伙企业、公司、政府机构或其他法律实体。

·“美国生产”是指钢铁产品的所有制造过程，从最初的熔化阶段到涂层的应用，都在美国进行。

·“简化采购门槛”或“SAT”是指大学可以使用非正式采购方法购买商品或服务的低于该门槛的美元金额。SAT在大学的非正式竞争政策中有规定。

§“供应商方”系指供应商及其现任和前任管理人员、董事、代理、雇员、代表、承包商、受让人、受邀者、分包商及其指定人。

·“大学各方”指大学及其现任和前任董事、管理人员、董事、代理、雇员、代表、承包商、受让人、受邀者、学生及其指定人员。

大学要求购买超过15万美元的商品或服务进行正式竞争。正式竞争包括两种征求方式——(i)邀请投标和（ii）竞争性提案。

1. 定义。本正式竞争政策中使用的大写术语与下文和政策与程序（ou.edu）中定义的含义相同。

 

1.1. “投标”是指投标人对招标的回应。

1.2. “投标人”系指已对招标提交答复的供应商。投标人还应包括潜在投标人。

1.3. “竞争性提案”的含义见第4条

1.4. “招标邀请书”或“招标书”的含义见第3节的定义

1.5. “最低和最佳投标人”是指根据评估标准确定为反应最迅速、最负责任和最有利的投标人，其投标在所有重要方面符合招标的要求和标准，包括但不限于价格、技能、商业惯例、以前的工作记录、经验、财务资源、材料质量、设施、人员、服务声誉以及遵守州、联邦和地方法律的能力。未能提供所需信息或保险证明的投标人不应被视为最低和最好的投标人。

1.6. “未响应投标”的含义见第6.8条。

1.7. “征求建议书”或“RFP”指竞争性建议书。

1.8. “响应式投标”是指符合招标指示、接受条款和条件并满足招标书中规定的其他非评标要求的投标。

1.9. “招标”是指招标邀请或竞争性提案（如适用）。

1.10. “评估小组”的含义见第2条。

 

2. 评估团队。在确定了商品或服务的需求，并决定需要通过正式竞争或为了大学的最大利益而采购商品或服务后，应成立一个评估小组。评估小组应由以下人员组成：(i)寻求获得商品或服务的部门代表，（ii）合同专家，（iii）主题专家（IT、金融服务、设施等），（iv）关键用户，以及(v)能够协助大学准备和评估招标主题的其他员工。有关评估小组的更多信息，请参见附录A。

 

3. 招标邀请书。大学使用招标邀请（“ITB”）（有时称为报价请求或投标请求），当一个部门寻求采购特定的商品或服务，包括类型和数量，以固定或统一的价格为基础。大学向投标人发放itb，以获取有关特定商品或服务的定价、成本、交付和相关信息的具体信息。由于ITB不包括在大学收到并打开投标后与投标人的谈判，因此它必须包括购买说明以及适用于购买的所有合同条款和条件。

 

4. 竞争力的建议。大学采用竞争性建议书的情况下，ITB是不可行或不有利的。当需要根据响应性提案的优点评估或比较商品和服务时，使用竞争性提案，包括但不限于质量、功能、价格和每个提案之间的权衡，或者确定奖项的主要考虑因素可能不包括价格时。竞争性建议书允许大学和投标人在开标后澄清、更改或修改建议书，前提是采取了充分的预防措施，公平对待每个投标人，并确保从竞争性建议书中收集的信息不泄露给其他投标人。

4.1. 征求建议书。所有竞争性提案均应通过征求提案书（“RFP”）征求。

4.2. 特定商品和服务所需的竞争性提案。助理副总裁可确定通过招标方式采购的特定类别的商品和服务不可行或不有利，在这种情况下，此类采购应通过竞争性建议书进行。

4.3. 招标书的内容。除了第0条规定的所有招标书所需的内容外，RFP还应包括一项声明(a)可以与提交的建议书被大学确定为合理可能被选中的投标人进行讨论或谈判，但也可以不进行此类讨论就接受建议书；(b)何时及如何提交价格。

表1 - itb与rfp的一般区别
投标人可能只需要证明他们符合ITB的要求。投标人承认他们符合ITB的要求。	通常要求提交包含不同数量的提案者信息的叙述性提案。
密封投标或报价提交。	密封的费用建议书可与叙述建议书分开提交。
对于ITB需求的响应，可以做出通过/失败的决定。这可以在投标被打开并大声朗读后完成。	审查提案是否符合RFP格式要求。提案可能会被评级或打分。开放合格提议者的成本/价格报价。
投标人会议是可选的，但可能很少需要。	投标人会议是可选的，但通常是为了澄清所寻求的货物或服务而召开的。
itb用于获取简单的商品或服务，需要日常的个人或机械技能。工作方法是标准的，或者在如何执行工作方面存在很少的自由裁量权。	rfp确保复杂的商品或服务需要技术和/或专业技能和专业知识。提议者在应用各种途径或方法时使用酌情权。
投标人的能力没有评级或评分。投标人要么通过要么不通过ITB要求。	申请人的资格、能力和经验可以根据RFP中所述的评估标准进行评分。
没有额外的谈判	可能会建议进行更多的谈判
工作的陈述或范围是明确的。投标人通常被告知工作和服务的内容、方式、时间和地点。	工作陈述或工作范围包含尽可能多的细节/深度，但可能包括机构的需求、目标和目的。提案者需要推荐方法或途径来满足机构的需求。
	奖项颁发给最低和最佳投标人。

5. 征集的准备和内容。一份招标书必须至少包括：

表2 -招标内容
招标说明	向投标人提供的有关投标要求的说明和信息，包括接收投标的时间和日期，将投标发送到的办公室地址，接受投标的最长时间以及任何其他独特信息。注：大学采购部门负责开发和发布符合上述要求的表格。未经采购副总裁的具体书面授权，部门不得更改、变更或修改这些要求。
描述	货物和服务的描述、要求、需求、评估标准、交付或执行时间表和时间表，以及评估所需货物或服务所需的其他相关信息。注：部门负责提供所有适当的描述、推荐的评估因素、时间表和其他必要的信息。
评估标准	招标书中未规定的评标标准不得用于评标。投标仅根据招标书中规定的标准进行评估。标准可以包括检查、测试、质量、工艺、交付和对特定目的的适用性。
条款与条件	合同条款和条件，包括保险、保证、担保或其他适用的担保要求。招标文件可以通过引用的方式纳入文件，但招标文件必须指明这些文件的获取途径。注：大学采购和法律顾问办公室负责制定一般条款和条件。
形式要求	收到修改通知书及表格更改通知书必须签上首字母。
有权签字人的签字	投标文件必须由授权人签署。
120天的确定出价	除非另有说明，投标截止日期后一百二十（120）天内应视为确定投标。
差旅费用	在招标中提交的价格应包括履行合同的差旅费。
免税	投标不应包括要求大学支付销售税和联邦消费税，也不应要求退还与收购有关的评估或支付的其他税款。这种补偿将提供皇冠体育州法律没有规定的不允许的间接税豁免。除非法律另有授权，否则投标人代表大学进行的采购不得免除销售税、联邦税或其他税。大学免征销售税和消费税。
付款条件	大学在收到有效和适当的发票后四十五（45）天内付款。投标中更严格的付款语言将无效。除非联邦或州法律禁止，否则可协商并授予提前付款折扣。
旧产品或新产品	投标方应提供现有设计的新项目，除非使用过的、修复过的或再制造的产品被指定为可接受的。
价格	除非另有规定，投标应包括合同期限内的固定价格。
备选投标	除非另有禁止，投标人可在不迟于投标答复截止日期和时间或招标书中另有规定的时间提交备选投标。如果投标人提交了备选投标，则该备选投标应是完整的投标。投标人应明确提出备选投标。如果投标人提交一个以上的备选标书，投标人应将每个备选标书命名为“备选标书1”、“备选标书2”等。
全价或无价	(1)如果合同可以授予一个以上的投标人，投标人可以在投标书中注明，投标的条款和条件是全部或没有。(2)如果一份合同可以按项目授予多个投标人，投标人可以表明投标的条款和条件是全部或没有。
交货及运输	如果未规定货物和/或服务的交货日期，投标书应指明交货日期。除非大学另有规定，否则投标应包括与将采购品离岸交货至大学相关的所有费用。
样品提交	在评标过程中，对评估产品质量有必要的，可以要求提供所需项目或产品的样品。如有要求，样品必须不迟于投标答复截止日期和时间收到。(1)样品鉴定。投标人应在样品容器和样品运输容器上注明投标人的名称和地址、索取编号和截止日期/时间，以清楚地标识投标人提交的样品。(2)样品成本。投标人应支付与提交样品有关的所有费用。(3)样品要求。样品应代表整体质量。(4)样本测试。只要确定有必要进行检测，就应采用适当的标准检测程序。所有提交的样品可能会因大学的测试而被消耗或销毁。(5)样品检测费用。如果样品不符合要求的规格或标准，投标人可能需要支付大学产生的测试费用。(6)回样。如果投标书中规定退还样品，则未被测试损坏的样品可以退还，费用由投标人承担。(7)中标人样品。中标人提交的样品可能会被保留，以确保交付的产品或项目符合规格。
保险证明	投标书应包括在授予合同之前所需的所有保险证明。投标人与国家签订业务合同的，应提供工伤保险证明或国家法律授权的替代或豁免证明。
分包商通知	投标书应指明任何拟议的分包商，投标人应提供有关该分包商的任何必要信息。
投标可读性	投标应通过文字处理工具或指定的文件格式创建。

 

5.1. 其他信息。除了最低要求外，大学可以在招标中包括其他必要的条款、条件、语言或要求，以实现招标的目的、履行法律义务或确定符合大学的最佳利益。

 

6. 过程和需求。除本政策中规定的其他流程或其他要求外，以下流程和要求适用于所有征集。

6.1. 公众的注意。大学应就招标发出充分的公开通知，以便潜在投标人审查招标并准备答复。公告应提供有关招标的充分信息，包括所需商品或服务、重要日期和截止日期以及其他适当信息。

6.1.1. 时间。大学应公布或宣传招标至少30天，除非采购助理副校长认为特定采购需要更短的时间。

6.1.2. 出版。大学将在皇冠体育大学的公共采购网站（OU公共采购网站）上发布所有征集信息，如有必要，还将在其他适当的大学媒体上发布。注：大学采购部门可以自行决定进行独立的市场皇冠体育研究，以确定潜在的投标人。各部门可协助大学采购部门确定潜在投标人。但是，大学采购部门可以自行决定拒绝投标人。潜在投标人的入选并不表明投标人是否对某一特定采购负责，或是否有能力成功履行合同。

6.1.3. 分布。大学应使用自动通知向在公开大学供应商门户网站中注册的供应商分发招标书，这些供应商可能对招标书中要求的相同或类似的商品和服务感兴趣。

6.2. 活动取消或撤回。在任何时候，无需事先通知，大学保留取消、撤回或不授予根据本政策发出的任何征集的权利，而无需通知或承担责任。

6.3. 开业前的活动。

6.3.1. 加拿大钾肥会议。大学可自行决定召开一次或多次标前会议，以解释要求或回答问题。学校将通过电子招标系统提供标前会议通知。招标前会议上的任何规定均不得改变招标书，除非有书面修改。会议总结应上传到大学的电子招标系统，并提供给感兴趣的供应商。笔录的，为公开笔录。

6.3.2. 加拿大钾肥的问题。投标人可以在使用电子投标系统接收此类问题的截止日期之前，提交有关本招标书任何部分的含义或解释的问题和要求。投标前的问题必须简明扼要，确定相关文件，并包括具体的章节参考。学校对标前问题的回应和回答应在电子投标系统中提供给投标人。

6.3.3. 修改。大学可在开放前随时修改征集内容。此类修改的通知应发布到电子投标系统，该系统将通知潜在投标人。该修正案可规定或延长答复期限，以允许潜在投标人审查该修正案并准备、修改或撤回答复。在修改和开标前提交投标的投标人应在规定的投标答复截止日期和时间前确认收到修改。

6.3.4. 不依赖口头陈述。大学的任何口头答复、解释、澄清、答复或其他通信不得改变、修改或改变招标的条款、要求或内容。只有大学公开发布的书面修订或修改才能修改或修改征求书。投标人有责任定期查看大学的采购网站，直到投标结束，以获取与招标有关的信息，包括但不限于修改、修改、回答、澄清等。

6.4. 提交投标。所有投标均应使用学校的电子投标系统提交。在接收系统中提交的标书时，应将提交的时间和日期以及标书内容安全保存，直到设定的开标时间和日期。

6.4.1. 报价格式。供应商必须按照大学电子招标系统要求的形式、内容、结构和格式提供答复。投标人未能遵守内容、结构和格式要求可能导致投标无响应。

6.4.2. 投标的修改和撤回。投标人可以书面通知修改或撤回投标。大学必须在规定的开标时间和日期之前在招标书指定的地点收到书面通知。

6.4.3. 后期投标。大学将在规定的接收投标的时间和日期之后收到的任何投标、修改或撤回视为迟交。大学将不考虑任何迟来的投标或修改。大学可自行决定是否考虑迟退。如果投标人提供了适当的证明，则由于直接参与投标活动的大学人员的作为或不作为而及时收到的投标、修改或撤回将不被视为逾期投标。

6.5. 开标。不得公开开标。投标应在招标书指定的日期开标。每次投标的金额，以及其他相关信息，连同每个投标人的名称，都应记录下来。开标后，不得更改投标价格或其他不利于学校利益的条款，也不得进行公平竞争。开标后的标书应供公众查阅，除非投标人指定商业秘密或其他专有数据为机密。

6.6. 投标错误和更正。除本第6.6条规定的情况外，不得对投标进行错误或更正。

6.6.1. 之前开放。投标人可以按照第6.4.1条的规定撤回或改正开标前发现的错误。

6.6.2. 打开后。大学假定所有投标都是正确的。但是，如果投标人或大学发现投标中存在错误或认为存在错误，则任何一方都可以书面要求对投标进行核实或更正。

表3 -错误
小不拘礼节	允许出现形式上的错误、投标文件中明显的非实质性错误，或在不影响其他投标人的情况下可以放弃或纠正的微不足道的错误（即对价格、数量、质量、交付或合同条件的影响可以忽略不计）。
错误显而易见	如果在投标文件的表面上有明显的错误和拟正确的投标，则应将投标更正为拟正确的投标，不得撤回。这些错误包括排版错误、扩展单价错误、换位错误和算术错误。
错误不明显	在下列情况下，投标人可以要求纠正错误或撤回低标：投标文件表面上的错误是明显的，但拟纠正的错误并不明显，或者投标人提交了足够的证据，清楚而令人信服地证明存在错误。

 

6.7. 的决心。当根据第6.6.2条纠正或撤回投标，或拒绝纠正或撤回投标时，采购助理副总裁（或其指定人员）应准备一份书面决定，表明已批准或拒绝救济，以及决定的依据。

6.8. 没有响应投标。开标后，大学采购人员应查看所有标书，以确定标书是否有响应。响应式投标是指满足所有要求、条件和先决条件的投标。如果投标在所有重要方面与招标书不符，大学采购部门可自行决定将其视为无响应投标予以拒绝。投标人要求修改或更正“未响应投标”应被视为投标错误，并应适用上述政策。表4包含了一个示例列表

表4 -无响应投标
条款和条件	不符合招标条款和条件的投标。
形式使用	不包含招标书规定的表格或其他信息的投标书。
不完整的形式	征集要求的表格不包含完整的信息。
表格输入不正确	投标书中提供的信息不清晰，没有打印或打印，也没有以招标书中规定的电子格式提交。
不改变	任何改动都不能有改动人姓名的首字母。
使用未经授权的签名	根据州法律，表格上的签名不是被授权的签名。
没有公章	表格中注明或符合投标人居住国规定的公证方式的表格不包含公章。
投标书不包含投标保函或其他保函	投标人未按照招标书的要求提供保函或其他保函。
投标中不含样品	如果招标书规定投标书应包含样品，而投标书不包含样品。
不合适的商品或服务	投标不提供适合该物品预期用途的物品。
定价	投标价格不符合《招标书》的要求。
不承认修正案	投标未承认对招标书的修改。
一个出价从多个投标人	多个投标人未指定主承包商的一次投标。
附加投标人条款和条件	投标人在收购中添加违反俄克拉荷马州法律的条款和条件。
征集文件上未签名的签名	任何需要授权签名的征集文件均省略授权签名。

 

6.9. 评标。不符合可接受性要求的投标报价将被拒绝。评价小组应形成文件并记录其评价。投标人要求修改或更正“无响应投标”应被视为投标错误，并应适用上述政策。

6.10. 反应性不是评价标准。投标人对招标的回应不应被视为评估标准。

6.10.1. 成本和价格。无论它们是否被明确列为评估标准，成本、价格、费用以及影响此类标准的其他事项（折扣、回扣、运输成本、燃料或配送费用、总生命周期成本等）均应始终被视为评估标准。

6.10.2. 结果。在合同授予之前，不得在任何公开场合或论坛（包括董事会会议）上宣布有关投标人或投标人对该合同的评估或建议的决定。

 

6.11. 投标被拒绝。如果大学自行决定投标是不合理的，不符合大学的需要，超出资金，或者授予招标不符合大学的最佳利益，大学将保留拒绝任何或所有投标的权利。大学也可以基于表5中列出的理由拒绝任何投标，但这些理由不应限制大学拒绝投标的能力。

表5 -拒绝
投标人未遵守指示	投标人未提交所需资料
投标人施加可能修改要求的条款或条件	投标人试图对国家施加不可接受的条件或施加不符合国家最佳利益的替代条款
投标人之间串通的证据	投标人在任何合同、债务或其他义务上拖欠或拖欠大学或皇冠体育州
投标人将被取消资格	投标人未提交无条件投标
投标人未能在授标前提供大学要求的任何额外信息	投标人的能力、可靠性或总体适用性的不足，这是与投标人有关的信息所揭示的
未决的诉讼、投诉或诉讼	任何其他合约下的过往工作或未完成工作
资金、人员、设备或其他资源	经验
质量保证程序，或缺乏质量保证程序	投标人对大学构成风险

 

6.12. 评标。响应式投标应由评估组仅根据招标书中规定的评标标准和要求进行评标。评标小组对投标进行评估和比较，以确定授予哪个供应商投标。评估标准包括招标中的任何问题、文件要求和演示。评估组应当在电子招标系统中记录评估组的评审结果。

6.12.1. 响应性不是评估标准。投标人对招标的回应不应被视为评估标准。

6.12.2. 成本和价格。无论它们是否被明确列为评估标准，成本、价格、费用以及影响此类标准的其他事项（折扣、回扣、运输成本、燃料或配送费用、总生命周期成本等）均应始终被视为评估标准。

6.12.3. 结果。在合同授予之前，不得在任何公开场合或论坛（包括董事会会议）上宣布有关投标人或投标人对该合同的评估或建议的决定。

 

6.11评奖前谈判。如果符合大学的最佳利益，在投标提交截止日期之后，但在授予之前，大学可以与大学认为合理容易被选为授予的投标人进行授予前谈判。评奖前讨论或谈判的目的是确保对招标书的充分理解和回应。

6.11.1平等公正的待遇。大学认为有可能被选为奖项的所有投标人应在讨论和修改提案的任何皇冠体育方面获得公平和平等的待遇，并且在提交之后和奖励之前允许进行此类修改，以获得最佳和最终报价。在进行讨论时，不得披露竞争投标人提交的建议书中获得的任何信息。

6.11.2最佳和最终报价。大学可以制定一个共同的日期和时间，以提交投标人的最佳和最终报价。最佳和最终报价只应提交一次，此后不得讨论或更改最佳和最终报价。投标人还应被告知，如果他们没有提交撤回通知或其他最佳和最终报价，他们最近的上一个报价将被解释为他们的最佳和最终报价。最佳和最终报价将用于确定最佳价值或最低和最佳投标人。

7. 奖。除非被取消、撤回或拒绝，合同应授予最低和最佳投标人。大学可以通过按项目或项目组授予招标的方式将合同授予一个以上的投标人，也可以根据被认为最符合大学利益的方式，以全部或不授予招标的方式授予合同。

7.1. 通知。中标通知应通过在大学采购网站上确定投标人或通过其他方式向公众公布。向投标人发出的中标通知可以采用采购订单或其他付款机制的形式，也可以采用双方共同签署的合同的形式。

7.2. 合同。在评估小组收到所有必要的批准（包括风险评估、摄政授权等）之前，招标产生的合同不得签订或生效。

8. 禁止。不得允许任何个人、公司或投标人对其参与准备的任何招标提交答复或中标。

 

本文件包含有关皇冠体育大学校董会的信息，一般条款和条件更新，版本2015.01.28

 

链接到一般条款和条件

1. 竞争需要。校董会的政策是，透过公平、公开和客观的竞争程序，采购货品和服务，以达致最优的价值和质素，为大学和公众带来最大利益。开放、竞争的流程确保了对潜在供应商的公平和公平对待，避免了利益冲突，增加了大学的价值，防止了欺诈、浪费或滥用，并建立了对大学流程的信任和信心。竞争可以通过正式或非正式的过程进行。这项政策概述了非正式竞争的过程。

2. 非正式的竞争。为了减轻行政负担和更有效地获得货物和服务，货物或服务可以通过下文所述的非正式竞争获得。无论价格如何，如果在OU市场或从现有的大学，合作或全州范围的合同中提供商品或服务，该部门必须从该来源购买商品或服务。

 

收购限制
联邦名称	量	征集方式	需求
微 购买	0 - 5000美元	-	公平合理
	5001 - 10000美元	非正式的	一(1)引语
小的购买	10001 - 25000美元	非正式的	两(2)引语
	25001 - 50000美元		三(3)引语
	50001 - 150000美元		四(4)引言
简化采购门槛与正式采购	超过150001美元	正式的	ithb或RFP

 

3. 非正式竞争要求。通过非正式竞争获得商品或服务必须包括以下内容：

3.1. 描述。供应商将提供的货物、服务或工作类型的书面描述，包括预期交付物、时间表、数量和其他相关信息。

3.2. 引号。获得上述收购金额所需的报价。报价可以包括供应商的电子邮件、印有供应商抬头的正式报价、网站快照、传真或电话。

3.2.1. 报价超过阈值。如果至少一半的报价超过了收购金额阈值，则适用下一个收购金额阈值的要求。例如，如果员工合理地认为购买的商品少于25,000美元，但收到的报价超过25,000美元，则部门必须获得额外报价。同样，如果员工合理地认为获得的服务低于15万美元，但收到了两个超过15万美元的报价，则该服务必须通过正式竞争获得。

3.2.2. 公平合理。所有向大学报价的价格必须公平合理，符合大学政策的规定。

3.3. 文档。报价应记录在非正式竞争工作表中，并提供供应商获得或提供的所有报价、产品说明、通信和其他信息的副本。

4. 处理。该部门应通过PeopleSoft的申请单向大学采购部门提交所有报价和其他信息。大学采购应审查报价的充分性，进行额外的市场皇冠体育研究，获得额外的报价，评估标准和分数，以及任何其他必要的步骤，以确保收购符合大学的采购政策。如果大学采购部门确定未满足第3条或本政策中其他规定的要求，包括价格的公平性或合理性、现有合同下的可用性或其他要求，则应将不足之处告知部门，并在进行采购之前予以纠正或补救。

5. 供应商的选择。大学应只选择为大学提供最低和最佳价值的供应商。“最低”和“最好”并不意味着成本或价格最低。在确定最低和最佳供应商时，部门应平等和公平地对待每个供应商。

5.1. 最低和最佳定义。“最低和最好”是指在所有物质方面对大学要求最有利的报价，并由多种因素决定，包括但不限于价格、技能、商业惯例、以前的工作记录、经验、财务资源、材料质量、设施、人员、服务声誉以及遵守州、联邦和地方法律的能力。

5.2. 选择除最低成本以外的选项。如果选择的供应商价格并非最低，则应将选择的依据记录下来，并在合同有效期内或按法律要求保留。个人或职业偏好不能作为理由。

5.3. 风险。供应商风险应根据大学政策进行评估。

5.4. 拒绝供应商。如果供应商报价不合理，不符合学校的需求，超出资金，或将招标授予供应商违反学校政策或不符合学校的最佳利益，采购助理副总裁（或指定人员）保留拒绝供应商的权利。在这种情况下，决定将被记录下来。

6. 批准、授权、报告。除了本政策中概述的要求外，所有通过非正式竞争进行的收购仍受其他大学政策的约束，包括但不限于利益冲突、审查、批准、报告和监督。

法律顾问办公室必须审查所有合同，以确保某些法律限制不被放弃、忽视或以其他方式删节，并避免大学有义务遵守可能与州宪法、法规或判例法相冲突的任何条款或条件，并避免将大学约束于违背其最佳利益的任何义务或责任。这种法律审查在采购过程中进行。

1. 市场调查。采购部门可以提供市场调研，以识别和确定可用的采购来源、供应商和满足大学和部门需求或要求的替代解决方案。市场调查包括但不限于一般定价信息，包括主要成本驱动因素；产品和来源的可获得性；行业收入;经济因素;环境因素;新技术或新兴技术；还有竞争因素，比如质量、产品特性和典型的交货时间。

 

2. 信息请求。信息请求（“RFI”）是大学在进行市场调查或寻求有关商品或服务的信息时可以使用的工具。由于RFI仅旨在教育和告知大学，因此它不对大学或任何响应供应商产生任何义务。RFI可以帮助大学开发其他招标，修改项目计划，确定不同的技术或财务解决方案，或更好地了解市场。强烈建议使用RFI来协助计划和采购商品和服务。

3. 内容。任何RFI至少应包括以下信息：

3.1. 目的和目标声明。本节应概述大学向潜在供应商寻求的信息。包括对需求或项目、当前实践、潜在工作范围以及供应商可能需要提供更准确响应的其他相关信息的描述是有帮助的。

3.2. 供应商回复。本节要求潜在供应商提供有关其自身的一般信息，并提供可能的解决方案，以帮助大学实现目标，包括但不限于潜在成本（但不包括报价）、商品和服务的可获得性、大学未考虑的其他风险，以及旨在告知或教育大学其潜在需求或目标的其他问题。必须向所有供应商提供相同的问题。

4. 出版和时间。大学应发布或宣传RFI至少21天，除非认为有必要在皇冠体育大学的公共采购网站（OU公共采购网站）和必要时其他适当的大学媒体上发布或宣传RFI。供应商必须在公布的截止日期或截止日期前提供答复。

5. 响应提交。所有供应商的答复应使用大学的电子投标系统提交。在接收系统中提交的回复时，应确保安全存储提交的时间和日期以及回复的内容，直到设置的打开时间和日期。大学不需要审查或回应供应商提供的任何回复。

5. 会议。大学始终保留要求供应商演示或澄清答复、进行访谈和要求演示的权利。

6. 角色和职责。采购部门负责发布所有rfi，作为供应商联系人，收集反馈，安排演示，获得澄清，以及其他与采购相关的活动。部门代表和其他大学主题专家需要制定目的和目标声明，以及向供应商寻求哪些信息和问题。各方应进行独立的市场调查，以确定潜在的供应商。

除非在招标书、服务说明或大学和供应商以书面形式明确同意的其他合同中规定了额外的保险范围或更高的金额，否则所有供应商应保持以下规定的最低保险要求：

15万美元以下合同的保险限额

超过15万美元合同的保险限额

在没有特殊情况的情况下，所有商品和服务的采购都应通过公开和竞争的程序进行。一个开放的、竞争的过程确保公平公正地对待供应商，避免利益冲突，增加价值，防止欺诈、浪费或滥用，并建立对大学流程的信任和信心。

 

大学使用三种方式征求所有采购。这些方法包括正式竞争、非正式竞争和非竞争性采购。这一政策规定了在招标的非竞争性采购方法下采购货物和服务的要求。如本政策所述，非竞争性采购受到限制，只能用于解决紧急情况下的特殊需要或情况。有两种非竞争性采购类别：独家来源合同和紧急采购。

1. 独家来源合同。单一来源合同（有时称为“无投标合同”）是通过非竞争过程授予单一供应商的合同。由于没有竞争过程发生，大学应该只在合理和必要的情况下签订单一来源合同，以满足大学的需要。因此，只有当由于部门需要的规格或基金提供商施加的具体限制，商品或服务仅限于一个供应商或品牌名称时，大学才可以签订商品和服务的唯一来源合同。在开放大学市场、现有大学或全州范围内的合同中提供的商品或服务不能通过单一来源获得。

1.1. 申请独家采购流程。寻求单一来源合同的部门必须提供适当的理由。理由应包括证明限制或要求的所有信息和材料。当货物或服务(i)只能从一个来源获得，（ii）独特、特殊或涉及特定的专业或技术专长时，可能存在唯一来源证明；（iii）与现有设备或系统兼容；（iv）对有限或专有系统的补充，如增加许可、更新、专用替换部件等；(v)在特定地理边界或销售区域内有限或可用。部门应填写唯一来源证明表格，并包括支持唯一来源请求的所有适当或必要的文件。费用必须公平合理。

 

1.2. 考虑。在提交单一来源证明时，部门应考虑以下内容。

 

·对某一特定专有商品或服务的要求，如果该商品或服务的潜在供应商不止一个，则不足以构成正当理由。

·单凭商品或服务的成本不足以作为理由。

·在没有对大学造成损害的情况下，时间延迟本身并不是充分的理由。

个人或职业偏好不能作为理由。

·所有理由必须基于客观、可核实的标准或信息。

·对一项招标的单一答复不足以构成充分的理由。

1.3. 的例子。以下是一份非详尽的合理唯一来源采购清单：

·只有一家制造商生产该货物

·捐赠、赠款、奖励或其他协议指定特定品牌或供应商

·货物必须与已经使用的设备相同，以确保与现有设备或系统兼容，并且只能从一个供应商处获得

·由原设备制造商进行维护或修理（包括更换部件）

·专利或版权材料只能从专利或版权持有人处获得

·医疗专业人员的医疗或手术决定，如果需要特定品牌的患者护理

·服务提供商根据其专业知识、背景或任务所需的专业才能、知识或经验而具有独特的资格

·市场调查确定其他供应商无法满足大学的需求或要求

 

1.4使用联邦资金的单一来源收购。联邦政府资助的唯一来源采购仅限于(i)只能从单一来源获得的商品或服务(描述为确定没有其他供应商而采取的步骤；（ii）公共紧急或紧急需求不允许因非正式或正式征求而导致的延迟；（iii）联邦授奖机构或PTE在回应大学的书面请求时明确授权非竞争性提案。或（iv）经过多个来源的征求，确定竞争不足。

1.5唯一来源的确定。采购助理副总裁（或指定人员）应审查和批准所有唯一来源的理由。

1.6唯一来源限制。为确保大学继续通过公开和竞争性流程购买商品和服务，唯一来源合同应限于一年，之后采购部门将重新评估需求或市场条件是否发生变化，不再证明非竞争性、唯一来源合同的合理性。

 

1.7采购流程要求。除了竞争要求外，唯一来源合同必须符合所有大学的处理、审查和批准要求。

 

2. 紧急购买。在紧急情况下，当公共健康、福利或安全受到威胁时，负责采购的助理副总裁可进行或授权他人进行紧急采购。

 

2.1.1. 紧急状态已定义。在本2.1.1节中，紧急情况是指对公共健康、福利或安全造成威胁的任何情况，其中延迟获得商品或服务将严重威胁到大学的运营、财产的保存或保护，或任何人的健康或安全。紧急情况包括总统宣布的重大紧急情况；国家气象局预报天气事件、飓风、海啸、洪水、冰暴、山体滑坡或类似的灾难性事件，或其他天灾；长时间停电；世界卫生组织或联邦政府宣布的流行病、大流行或相关疫情；经授权的政府实体发布的县、州或国家紧急状态声明；战争、恐怖主义行为或公敌行为；破坏、暴动或内乱；或对设施进行物质破坏。

 

2.1.2. 的局限性。紧急采购应限于满足或缓解紧急情况所需的货物、服务或工程项目。费用必须公平合理。

 

2.1.3. 报告和文档。在紧急情况下购买的所有物资应尽早向董事会报告，但不得迟于下次定期会议。

校董会要求所有购买商品和服务的合同以及其他特定合同都必须通过大学采购部门进行处理，除非由于合同的特殊性质或价值，合同被特别豁免。处理包括路由请求以获得适当的批准，确保价格的合理性和公平性，法律审查，谈判和其他与采购相关的活动。

时机。根据复杂性（成本、类型、可用性、谈判等），部门应该预计处理最多需要30天或更长时间。各部门在规划项目、需求和做出其他采购决策时，应该考虑这个时间框架。

大学购买商品和服务必须按照大学的政策和程序进行。然而，在某些情况下，为避免、防止或减轻严重的物理或财务风险、伤害、伤害或损失，在采购处理政策中提供有限的例外可能符合大学的最佳利益。该政策规定了如何请求和授权采购处理例外情况。

作为国家资源的管理者，学校有义务在竞争、公平和透明的过程中获取商品和服务。因此，只有在特殊情况下才准予例外。

1. 异常请求。寻求例外合同的部门必须填写《采购例外请求表》，并与申请单或凭证一起提交。提交表格并不保证它会被批准。

1.1. 理由。部门必须概述例外要求的基础，包括采购政策或要求（正式竞争，报价数量，采购层次等），缓解因素，不可挽回的伤害或损失的可能性，以及为遵守大学采购政策而采取的步骤。所有理由必须以客观、可核实的标准或资料为基础。

1.1.1. 在没有对大学造成损害的情况下，时间延迟本身并不是充分的理由。

1.1.2. 只有一个商品或服务供应商可能不足以成为充分的理由。

1.2. 文档。该部门应包括支持例外请求的所有信息和材料。

1.3. 授权。该表格必须由部门负责人或其他具有适当签署权的执行管理员签署。通过执行请求，员工和部门主管证明所有事实和信息，就他们所知，是真实和准确的，并且（ii）例外请求是善意提出的，不是非法规避任何大学政策。

2. 例外审查和批准。大学采购部门应审查每个例外请求，以确定是否应予以批准。只有采购副总裁或其指定人员可自行决定批准处理例外。负责采购的助理副总裁可以通过提出具体限制或要求，包括但不限于时间限制、成本、额外批准或其他被认为符合大学最佳利益的采购处理要求，授予有条件例外。

3. 禁止。采购助理副总裁不得接受以下请求：(i)可能直接或间接违反适用法律或大学政策，（ii）改变审批和报告要求，（iii）增加签署人权限，或（iv）不涉及采购处理。

采购处理例外表格

本文件是整个校董会政策的浓缩版。本文档包含与采购相关的部分。

 

链接到摄政政策

没有适当的授权，大学员工不能执行合同或约束大学。校董会授予校长将签字权委托给适当的大学行政人员、官员、董事和员工的权力。只有那些被授权的人才可以签订合同或约束大学。任何大学员工在没有这种授权的情况下执行合同可能会面临纪律处分，并对任何损害、损失或与没有适当授权约束大学相关的其他费用承担个人责任。

签名权限仅限于合同的数量和类型，不能委托给其他员工。例如，一名员工可能只被授权执行低于5万美元的合同，而另一名员工只能执行没有直接财务成本的合同，比如一些学术合作协议。

行政和财务办公室维护有签字权的雇员的最新名单。如果对员工权限的存在或范围有疑问，请联系首席财务官助理或法律顾问办公室。

将任何采购或合同分割或分割为较小的采购以逃避、规避或避免任何美元限制、招标或竞争要求、合同审查或其他采购政策是非法的。从事此类活动的员工可能会受到纪律处分并承担民事或刑事责任。

1. 禁止与大学做生意。大学不得与被联邦或州政府实体禁止或暂停的供应商签订合同或开展业务，或以其他方式被排除在或没有资格参与联邦或州的采购或承包活动。此外，代表大学提供服务的供应商不得以任何身份使用任何被禁止人员提供的服务。

2. 暂停的原因。采购副总裁可通过向供应商发出通知，说明供应商不应被暂停的原因，从而暂停供应商的业务。有下列情形之一的，应当暂停：

表1 -暂停的原因
未提交投标保证金、履约保证金或与收购有关的保证金，或未允许其到期	虚假陈述、未能提供或允许与合同有关的专业认证过期
未按合同规定履行合同	与其他供应商串通限制竞争性投标和做法
未能始终如一地提供符合合同要求的货物或服务	向大学员工提供回扣、贿赂或非法小费
未按合同规定交付货物或服务	采购助理副总裁（自行决定）决定供应商不再负责或有资格与大学开展业务
未能及时更换不符合合同要求或有潜在缺陷的采购，费用由供应商承担	违反任何大学政策，包括但不限于采购、道德、冲突、报告或财务政策
向大学代表提供虚假、误导、不准确、有重大缺陷或不完整的信息	违反适用的采购道德规范、规则、政策或法律
未按规定期限保留投标公司的	停职：被地方、州、机构、组织或实体停职或禁止
供应商未能解决与大学或其他国家机构的争议	采购副总裁认为合适的任何其他原因
监管机构或具有管辖权的法院对供应商从事歧视性做法的最终决定或裁决

3. 暂停通知。采购助理副总裁应在采购助理副总裁作出暂停决定后的五(5)个工作日内向供应商发出书面通知。通知应指定暂停期，该暂停期自通知发出之日起三(3)个工作日开始，不迟于通知规定的期间结束。

4. 供应商暂停上诉。供应商可在收到暂停通知后的五(5)个工作日内以书面形式向采购助理副总裁提出暂停上诉；但是，在对上诉作出裁决之前，供应商将被暂停服务。采购副总裁应以书面形式确认或拒绝向供应商提出的上诉。

4.1. 如果采购副总裁确认供应商的申诉，则采购副总裁应恢复供应商的职务。

4.2. 如果采购副总裁驳回了供应商的上诉，供应商可根据第10条的规定向采购风险管理委员会提出上诉。

5.供应商复职请求。被暂停的供应商可在暂停期结束前向采购副总裁申请复职。采购助理副总裁可考虑在供应商提交表明条件发生变化的文件后恢复供应商。

6. 供应商复职。如果采购助理副总裁合理地认为供应商能够满足履行大学合同的要求，采购助理副总裁应向供应商发出书面恢复通知。

7. 禁止的理由。负责采购的助理副总裁可以拒绝供应商，导致供应商没有资格与大学签订合同。在被禁止后，采购助理副总裁应取消与大学的所有现有合同。采购副总裁可向供应商发出通知，说明供应商不应被取消资格的原因。禁令的期限不得超过三年。因下列原因之一而禁止：

7.1. 个人或商业实体因欺诈、贿赂或腐败等重罪被定罪；

7.2. 个人或商业实体被判犯有轻罪，涉及个人或商业实体向采购副校长的官员、采购副校长的官员的直系亲属或任何大学员工赠送礼品、捐赠或小费；

7.3. 个人或商业实体因违反1974年《反回扣法》而被判重罪；或

7.4. 由联邦或州政府实体颁布的禁令。

8. 排除考虑。采购助理副总裁在考虑取消供应商资格时应考虑本款的因素。

8.1. 分解。供应商与负责定罪的个人和商业实体划清界限的努力（如果有的话）。

8.2. 估算业务实体。对个人的定罪可归咎于该个人的商业实体、关联公司或关联公司。

8.3. 估算个体。对商业实体的定罪可归咎于该商业实体的个人、关联公司或关联公司。

8.4. 时期。导致个人或商业实体被定罪的行为发生的期间。

8.5. 没有回应询问。个人或商业实体未能回应采购副总裁关于可能导致取消资格的因素的询问。

8.6. 其他因素。采购副总裁认为合适的关于供应商的任何其他因素。

9. 采购期权副总裁。在审查和考虑与供应商的拟议禁令相关的因素后，采购副总裁应采取以下行动之一，并向供应商发出书面通知：

9.1. 拒绝去德巴。拒绝拒付供应商货款。

9.2. 悬架。在采购副总裁认为合适的情况下暂停供应商。

9.3. 排除。对供应商的放行期限应从最终放行订单之日起三(3)个工作日开始，不迟于订单中规定的期限结束。

10. 解职后复职。被取消资格的供应商可向采购副总裁提交恢复资格的书面请求。采购助理副总裁应考虑所提供的信息，以确定是否应复职，并应提供复职批准或拒绝的书面通知。

11. 供应商向采购风险管理委员会提出申诉。供应商可在收到取消资格通知或拒绝恢复资格通知后十（10）个工作日内向大学采购风险管理委员会提出取消资格或拒绝恢复资格通知的上诉。

12. 通知。在上诉期限届满或采购风险管理委员会作出决定后的五(5)天内（如供应商被暂停或取消资格），采购副总裁应向联邦和州政府实体（视情况而定）发出适当通知。