举办活动

参观会场

大的空间

1 .订位

与学生会相邻的内部和外部空间应通过校园调度办公室保留，并在收到请求的订单中分配。大学院系和活跃的注册学生组织（rso）优先使用学生会。任何大学部门的活动都要求联系人是该部门的在职员工，并且必须是大学的官方业务。任何RSO活动都要求RSO代表是一名积极注册的学生，并且必须是大学的官方业务。由RSO和/或大学部门主办的活动，如果预期观众中有相当大比例是公开大学的学生、教师或工作人员，将收取相应的RSO或大学租金。所有的大学团体都应该遵守正面政策。

由非大学组织主办的活动或由大学组织主办的活动，超过50%的参与者是非大学个人，将按非大学租金收取费用。

被称为“高级空间”的空间包括Molly Shi Boren舞厅、Beaird休息室、组合GRA房间（州长、董事或合伙人的单独房间使用不符合条件）和Meacham礼堂。被称为“标准空间”的空间包括以上未列为高级空间的所有房间。

联盟保留将任何小组转移到另一个空间的权利；但是，将尽一切努力提供类似的空间和服务。威尔·罗杰斯的房间不能在下午5点前预订。

额外的A/V设备将产生额外费用。米查姆礼堂在预定场地时必须支付技术人员费用。

学术课程

皇冠体育纪念联盟不得在大学指定的教室建筑中为定期课程分配教室空间的基础上举行常规学术课程；OMU的设施是为不定期上课或学术活动的聚会而保留的。学分学术课程可以要求使用皇冠体育州纪念联盟在临时，紧急的基础上。要求时需要附有书面解释，说明房间安排中没有可用的空间。特殊要求需要得到OMU主管的批准。

1. RSO高级空间减免费用计划

所有开放大学注册的学生组织也可以利用OMU高级空间减免费用计划，允许任何RSO在每个财政年度免费预订一(1)个OMU高级空间。

使用程序的步骤：

1. 开放大学注册学生组织的代表预订了一个开放大学高级空间。
2. 当代表收到OMU调度人员的电子邮件确认时，将有一个到减免费用计划申请表的链接。
3. 代表可填写此表格。
   1. 表格完成后，费用将被免除，并将更新的确认信息发送给预订联系人。
4. 开放大学注册学生组织的高级空间减免费用现在用于该财政年度。在各自财政年度（7月1日至6月30日）的剩余时间内，不得用于任何其他预订。

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2。高级活动/会议预订

提交预订的截止日期为活动前三个完整工作日（例如，如果活动计划在周一举行，则需要在之前的周三下午5点之前提交申请）。

下面列出了如何预订不同活动的详细信息和时间表。

1. 大学事件

皇冠体育的院系可以提前两年申请本学年以外的空间。今后的预订请求可在本年度活动结束后立即提出。

• 本学年以外的空间申请最初将被记录为暂定，直到预订的学年。在大学机构之间同时申请相同的座位，将以先到先得的方式进行。提前一年以上安排的项目可能无法保证设备费和人员费等服务的固定定价。收费时间表可能会在每个财政年度发生变化。
• 提前两年以上的空间申请将需要得到OMU主任或副主任/助理主任的批准。
• 必须通过OU在线预订平台进行预订。

2. RSO事件

根据学生政府协会的政策，注册学生组织的授权代表可以提前一年提交活动场地申请（不包括免费的每周、定期会议和自修室）。

• 除非得到学生生活主管的批准，否则学生组织不得在期末考试周保留学生会的空间。
• 必须通过OU在线预订平台进行预订。

3. 定期预约（每周会议/自习室）

4. 无电梯的预订

选择的空间允许通过每个空间入口附近的数字屏幕预订一天。如果数字屏幕显示“立即预订”按钮，该预订方可以使用数字屏幕预订/延长预订。

这些空间包括Alma Wilson Room， John Houchin Room, Louise Houchin Room， Presidents Room和Starbucks Conference Room。

5. 非大学保留

由于皇冠体育纪念联盟的空间需求量很大，请尽可能提前提交请求。你可以从四种方式开始计划你的活动：

• 填写一张预订申请表。
• 亲自到我们的办公室拜访我们的预订部工作人员
• 电子邮件union@ou.edu
• 打电话给我们的办公室（405）325-2121，并要求与预订人员谈谈新的活动

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3。物理安排

联盟将根据要求免费提供讲台、黑板和画架。额外的A/V设备，照明和钢琴可供租用。钢琴是定期调音的；但是，客户可以要求在计划外的时间为钢琴调音，并支付额外费用。

需要的设备和设备应在活动前至少三个工作日提出要求。请求按收到的顺序分配；因此，由于设备、工作人员和时间的限制，迟来的请求不一定都能得到满足。如果设备不可用，将通知客户。设备仅供俄克拉荷马州纪念工会内部使用（除非工会工作人员书面通知）；皇冠体育纪念联盟以外的地方不提供设备出租使用。

提前三个月以上的技术费用和/或音像租赁费的报价可能会有变化。

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四、房间条件和可用时间

会议室将在预定活动前大约一个半小时开放。会所所有会议室及多功能厅的情况在每次活动前后都会进行检查。

任何房间的家具都不应该被移走或重新摆放。房间安排的任何调整都应通过校园调度办公室或大楼经理进行，在正常营业时间拨打（405）325-2121，在下班时间和周末拨打（405）255-1294。免费电话，可用于联系工会的工作人员，位于一楼北端的门厅和南端的电梯附近，在米查姆礼堂和Beaird休息室前的二楼南端，在乔治萨顿大厅的夹层，在摄政室对面的三楼北端。

使用该空间的个人和组织有责任在离开房间时保持房间被发现时的状态。rso和大学部门不得赞助外部团体、承包商、供应商或组织。征求或分发信息只允许通过预订一个桌子空间或房间，不允许在其他地方或周围的联盟。

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V.信息表空间

1. RSO &大学系

注册学生组织和大学院系可以在学生会一楼预订一张七英尺高的桌子。这些桌子位于中央大厅、美食广场和十字路口区域，是向公开大学社区宣传你的组织的好方法。注册学生组织及大学院系可免费订位。

• 必须通过OU在线预订平台进行预订。

2. 非大学组

团体/企业只能在联合会商务办公室预留的桌子上分发传单，分发传单的人必须始终保持在离他们的桌子三英尺的范围内，不得阻塞人行道或其他摊位。海报和/或其他材料，包括文献，必须限制在桌子区域，不得附着在墙壁或建筑物的其他地方。严禁使用胶带、钉子、订书钉或大头针。对建筑物表面的任何损坏都将导致向客户收取损坏费。学生组织和大学部门不得赞助非大学团体、承包商、供应商或组织。在没有租用桌子或房间的情况下，不允许在联盟内或周围征求或分发信息。

非大学团体可以在皇冠体育纪念联盟中预订一张7英尺的桌子，前提是产品不与当前的大学合同和/或皇冠体育纪念联盟合同或租赁协议相冲突。座位在工会一楼，先到先得。非大学团体可以预订一张桌子，费用为每天300美元。

• 团体/企业在工会场地分发传单，没有桌子空间（包括停车设施和外部草坪和人行道），如果他们拒绝，将被要求停止并报告给OUPD。违规团体今后也可能被禁止在欧盟预订座位。

预定座位

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第六,销售/筹款

1. RSO &大学系

rso和大学部门可以接待非大学供应商或承包商销售商品，当组织或部门为公开大学的官方使用保留了一个房间，并且销售是对活动的补充，而不是房间的主要用途（即，房间可以为演讲嘉宾保留，演讲嘉宾可以出售他的书，或者房间可以为会议保留，可以出售补充的会议材料）。

所有非大学供应商和承包商必须由校园调度办公室预先批准。任何非大学供应商或承包商可能被要求离开联盟，由联盟管理部门决定。

不允许出售食品或饮料。由于皇冠体育纪念联盟是一个州实体，因此不得在我们的设施内为政党、竞选活动或候选人筹集资金。如果公众（而不是大学社区）被邀请参加政治活动，根据美国国税局的规定，必须收取非大学定价。

2. RSO招标政策

禁止在校园进行征集活动，除非大学部门、rso或SGA分支机构在定期学生活动和校园活动中进行征集，并得到学生生活主管的批准，或者与供应商或与大学达成许可协议。

• 如果此政策允许活动，则必须在活动前三个工作日向校园调度(3)提交征求请求。
• 区域组织应当遵循创收活动的基本政策。
• 大学有支付卡行业数据安全标准（PCI DSS），以及所有大学实体在将资金存入大学账户时必须遵守的批准校园标准。此外，任何承担这项责任的批准人员将对任何违反安全的行为负责。
• 根据州法律规定，所有区域应急服务组织的资金必须在收到后存入相应的账户。
• 所有使用校园内或室外设施作核准筹款用途的团体，即使使用公众地方，亦须缴付募捐费。付款必须在预定活动的前一天三个工作日前由校园调度部门收到。
• 预订方的征集区域必须由校园调度批准。

不允许为政治候选人筹款进入或进入大学设施。

除非另有许可（例如为学生组织筹款，与大学有关的供应商/许可安排），否则不得将大学设施或财产用于个人利益或收益。

提交招标申请表格

3. 非大学组

非大学团体只可在上文第五节所述的指定区域出售商品。

• 如果餐桌空间是为了征集而租用的，将按日收费，并且供应商必须在销售的第一天之前在联盟行政办公室签到。
• 如出租房屋作招揽用途，则须按日收费或按销售所得的一定百分比（以较高者为准）加上房屋租金。工会行政办公室将每天监控销售收入，并在销售的最后一天结算账户。

销售或分发食品或饮料必须获得联盟行政办公室的特别许可。卖方将对其商品的安全负责。卖方将支付销售税并维护皇冠体育州要求的文件和记录。

由于俄克拉荷马州纪念联盟是一个州实体，因此不得在该设施内为政党、竞选活动或候选人筹款

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7。装修政策

所有的装饰必须遵守俄克拉荷马纪念联盟和皇冠体育的装饰政策。这些政策的目的是通过遵守消防安全法规来保护我们的客户。所有的装饰必须由校园调度办公室预先批准。除非另有说明，禁止在室内或室外空间使用违禁装饰/材料。

• 禁止使用易燃材料，如稻草、干草和常绿植物。
• 不允许在工会场所使用火把或灯笼，包括外部空间。
• 不能使用绉纸、薄纸、纸带、闪光纸或五彩纸屑。
• 不允许使用明火照明设备，如提基灯、油灯和火炬。
• 蜡烛可以用，如果他们被封闭在一个尖端，不燃的容器，火焰在容器顶部以下半英寸。
• 禁止使用喷雾罐中的任何物品（例如：喷胶、喷漆等）。
• 禁止使用雾机/雾霾机。
• 任何物品都不能挂在墙上或挂在天花板上。严禁使用胶带、钉子、订书钉或大头针。对建筑物表面的任何损坏都要支付损失费。
• 禁止更改现有的工会装饰。
• 如果要求工会拥有的装饰/材料，则每件未退还或退还时损坏或脏的物品将收取费用。

任何违反上述规定的行为将导致损失赔偿和/或丧失预订特权。

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8。促销活动

1. 招牌及海报

临时标志和海报可放置在联合美食广场一楼Quiznos附近的社区公告牌上。公告牌将于每月1日和15日清洁。工会将立即移除门上、玻璃上和墙上的标志。任何工会建筑表面的损坏将导致向团体或个人收取损害费。

如果您在学生会举办活动，您可以向学生会申请一个画架，以便在学生会大厅展示您的活动信息。如果您需要一个画架来展示您的活动信息，请与您的工会预订人员协调。您的海报/信息应在泡沫芯或展示板（不是海报板）上交付到联盟428室。

• 联合会的数字显示器和玻璃陈列柜仅用于联合会活动信息，不可用于显示其他活动信息。
• 未经本会许可而张贴的海报/传单将会被移除，违例人士日后可能会被限制在本会订位。

2. 数字屏

在联盟举办活动的rso和大学部门可以提交宣传材料，在OMU的数字屏幕上显示。由于请求的数量，联盟管理人员对OMU数字标牌的频率和内容有自由裁量权。活动宣传资料将于活动当日及活动前两周轮流展出。

数字标牌需求

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9。服务费

1. 米查姆技术员

在米查姆礼堂使用期间，需要一名米查姆技术员。技术人员按小时收费。

2. 安全人员

根据学生事务公开社会活动政策，学生活动需要安全保障。也可应保留方要求安排担保。

对于非大学活动，通常需要在毕业舞会上或在大学与请求团体协商后认为适当的情况下，根据所请求设施的性质（例如，设施中有价值的艺术品），使用类型，估计出席人数，入口和出口点的数量，以及与使用有关的事实和情况，要求保安。

所有安全必须通过校园调度办公室安排。皇冠体育纪念联盟将按现行费率和联盟和/或OUPD酌情决定，每50名参加活动的人雇用一名安保人员。该机构或部门将被收取任何相关费用。联盟保留根据人权事务发展司的建议要求为任何活动增加警卫人数的权利。

3. 加班

任何团体或活动要求房间在凌晨3点或其任何部分之后继续开放，每小时收费75美元（例如：如果您的活动在凌晨3点或更晚结束，您将被收取加班费）。

4. 节日费

在大学官方假期安排的活动将额外收取25%的服务费。大学假期时间表可根据要求在联合行政办公室或在这里找到。

5. 特别服务费

如果预订的空间需要额外的清理，非常规的设置，或者如果设施以任何方式损坏，将收取特殊服务费。如果乱扔垃圾过多，将收取费用，因此，由于装饰和/或文学引起的不寻常的清理将被评估。胶带、钉子或大头钉不得贴在学生会大楼的任何表面。任何表面的任何损坏都将导致损坏费，并且违规物品将立即被移除。

6. 停车中心

停车场中心每周7天，每天24小时开放。在工作时间内按小时收费。校园调度办公室与停车和交通办公室合作，为客人停车做出特别安排-可以购买小时通行证或租用整个车库。停车中心将在主场足球比赛日和联盟举办特别活动时对公众关闭。

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x餐饮

根据现有合约，大学餐饮为学生会提供专属餐饮服务。不允许携带外带食品或饮料。违反此政策将导致罚款和/或丧失租赁特权。

餐饮和茶点的安排必须在活动前至少五个完整工作日通过学生会行政办公室协调。提前三个月以上的餐饮报价可能会有变动。

1. 学生组织菜单

学生组织菜单仅适用于在学生会举办活动的活跃rso。学生会以外的外卖不提供学生菜单。除非事先与校园调度办公室作出安排，否则学生组织菜单上的项目必须在活动前三个完整工作日用学生组织帐户购买订单，信用卡（已含税）或组织的支票帐户支付。

2. 餐饮保障

餐饮活动的最终保证（出席人数）必须在活动前三个完整工作日提交给校园调度办公室。(例如：如果活动安排在周三，保证必须不迟于前周五中午。周一举办的活动必须在活动前的周三中午之前提供最终保证。)

如果没有收到保证，则将根据点餐时估计的总人数进行准备。最后的费用将不少于保证的数量。如果需要在活动期间设置额外的空间，则可能会收取额外的设置费用。

在活动开始前少于五个工作天的时间内，任何额外的保证将导致每人额外收取1.50美元的费用。

3. 餐饮取消政策

取消活动必须在活动前两个工作天提出。在活动前25-47小时取消，将根据最终保证收取30%的取消费用。在活动前24小时或更短时间内取消，将收取100%的订单费用。

4. 州税和联邦税

适用时将收取州税和联邦税。

5. 工会以外的餐饮

大学餐饮服务可在联盟外和校园外的诺曼地区。在校内和校外送货的费用将被评估。

6. 服务延迟

如果不是由于学生会或学校餐饮部门的原因导致服务时间或出发时间延迟超过30分钟，将收取额外的人工费用。这将根据报道该活动的工作人员的总人数计算每小时的费用。

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西。酒精服务

酒类服务的安排必须至少在活动前两周通过联盟行政办公室协调。供应商必须得到工会管理人员的批准。

提供酒精饮料将遵守俄克拉荷马州的法律。酒类服务将在午夜停止，许可证持有人保留拒绝向任何个人或团体提供酒类服务的权利。根据皇冠体育州的法律，顾客在任何时候都不得将酒精带进或带出酒店。所有适用的销售税和混合饮料税将适用。

要求在活动中提供酒精服务的学生组织必须遵守学生事务处的学生酒精政策。

1. 学生活动中的酒精

制定了以下政策，以确保在皇冠体育纪念联盟的活动中以负责任的方式使用酒精。经批准的供应商、OMU人员和安全供应商将严格遵守俄克拉荷马州的法律。要求在活动中提供酒水服务的学生组织须遵守皇冠体育大学的学生饮酒政策

• 提供酒精饮料将遵守俄克拉荷马州的法律。
• 21岁以下的人不能喝含酒精的饮料。
• 任何醉酒或表现出不良行为的人都不会被提供酒精饮料，并可能被要求离开场所。
• 必须在OU Engage平台上完成活动注册表。
• 提供酒精饮料的活动仅限于周五和周六晚上。
• 酒类服务的安排必须通过校园调度办公室进行。请在活动开始前至少两(2)周提出酒类服务要求。
• 所有安全必须通过校园调度办公室安排。工会将按现行费率为每50名参加活动的人雇用1名员工。联盟可自行决定在某一活动中要求额外数量的保安人员。
• 识别和确定学生年龄的程序将由雇用的保安执行。这将在与酒精饮料销售相邻但分开的区域进行。
• 购买含酒精饮料时，需要有带照片的身份证和出生日期的驾驶执照。保安人员可自行决定是否要求提供额外形式的身份证明。
• 在确定年龄证明后，将立即使用腕带。酒精饮料不卖给没有佩戴腕带的人。只有带腕带的客人才会被提供酒精饮料。
• 客人一次只能购买一种饮料。
• 不允许“随便喝”或“开放式酒吧”活动。仅限现金酒吧。
• 任何提供酒精饮料的团体都必须提供非酒精饮料和大学餐饮部门提供的某些类型的食物。
• 酒精饮料的消费将被限制在事件发生的区域内。
• 赞助的学生组织必须指定一名赞助商或顾问来监督提供酒精的活动。这个人必须年满21岁，负责活动的管理，并且必须一直在场。指定人员必须在活动开始前与酒保登记，并在活动期间每小时登记一次。
• 酒精饮料的销售将在活动结束前1.5小时或12点之前停止，以先到者为准。
• 在任何情况下，宣传不得提及提供酒精饮料。
• 如果预订的空间需要额外的清理，非惯例的设置，或如果设施以任何方式损坏，将收取特殊服务费。

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十二。服务报酬

需要在活动前三个工作天提交采购订单或全额支付该功能的估计总费用。任何食物、酒精、技术费用、视听租赁费或未包含在预付款中的损害赔偿的额外费用，必须在活动结束后30天内支付。有未偿债务的组织或部门提交的任何预订请求将自动被拒绝。余额必须全部付清，申请才会被处理。未能全额支付帐户将导致帐户被移交给大学收藏。

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十三。工厂取消

1. RSO &大学系

如需取消预定座位，请与联合商务办公室联系。

• 取消非收费位须在72小时内发出通知，以免收取服务费。
• 若团体持有高级座位，则必须在活动日期前至少45天收到取消预订的通知。

未能在此时间范围内取消预订将被收取租金。

当一个团体或个人没有使用预定的房间或桌子，也没有及时与上述联合商务办公室沟通时，该团体或个人就犯了“不来”的行为。预定的座位在预定开始30分钟后被视为放弃，将导致不出席。第一次缺席，违规组织将受到以下处罚：

• 对于本学期第一次缺席的学生将发出警告，并记录在预订组的账户上。
• 第二次缺席将导致该组织在本学期剩余时间内暂停在皇冠体育纪念联盟保留空间。

如果预订与标准操作程序或大学、当地、州、联邦法律、政策和有关校园活动的程序相冲突，或在紧急情况下，校园调度办公室保留取消预订的权利

2. 非大学组

预订空间的人必须联系联盟行政办公室取消预订。如需退款，必须在活动前45天收到取消通知。如果没有支付房间押金，则必须在48小时内书面通知取消，以避免收取服务费。要收到任何桌位付款的退款，必须在预定日期前48小时收到联盟行政办公室的取消通知。如果在预定日期前48小时内取消预订，租金将不予退还。如果预订与标准操作程序或大学、当地、州、联邦法律、政策和有关校园活动的程序相冲突，或在紧急情况下，校园调度办公室保留取消预订的权利。

3. 因恶劣天气取消航班

当大学因恶劣天气关闭时，皇冠体育纪念联盟的活动将自动取消。预订方将不收取恶劣天气日期的食品订单费用。

OMU的保留主义者将尽一切努力与已安排活动的团体联系。保留方也可以通过电子邮件（union@ou.edu）或电话405-325-2121联系工会，与保留人员交谈或留下语音邮件。语音信箱由OMU工作人员全天定期检查。如果活动被重新安排在以后的日期，将按重新安排日期的活动收取全部餐费。

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十四。停车中心

停车场中心每周7天，每天24小时开放。在工作时间内按小时收费。校园调度办公室与停车和交通办公室合作，为客人停车做出特别安排-可以购买小时通行证或租用整个车库。停车中心将在主场足球比赛日和联盟举办特别活动时对公众关闭。

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十五。责任

赞助商应对其嘉宾和代理商的活动和行为负责。主办团体负责任何和所有损害。联合会保留检查和控制所有职能的权利。本会不会对任何商品或个人财产的损坏或损失承担责任。为了宾客的安全和保护学生会资源，在学生会内进行的活动不得包括不必要的危险活动；不必要的危险活动包括任何类型的接触性运动。

1. 我一起

对于RSO活动，顾问可以作为赞助商。

某些类型的事故需要责任保险。请咨询您的指导老师并查看学生组织风险管理政策（PDF）。

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最后更新：2023年3月15日