校务委员会授权大学采购部（也称为采购部）监督整个公开大学系统的采购活动的战略方向和运营效率，包括诺曼、健康科学中心和塔尔萨校区，包括进行市场分析、确定适当的采购方法、谈判合同和管理供应商关系。大学采购负责为大学社区，包括教师、员工、学生和潜在供应商，提供必要的信息和步骤，以做出与采购相关的决策。大学采购有三个主要目标：
以创造价值支持大学的使命。协助各部门和业务单位及其教职员工和学生通过开发高效的采购实践、吸引内部客户、管理供应商关系、利用大学、皇冠体育州和其他合作团体和协会的购买力、谈判具有成本效益的合同，有效地完成他们的学术、皇冠体育研究和行政任务。并根据大学的最大利益作出采购决定。
确保公开、公平和诚实的程序。开放、竞争的流程确保了对潜在供应商的公平和公平对待，避免了利益冲突，增加了大学的价值，防止了欺诈、浪费或滥用，并建立了对大学流程的信任和信心。
保持问责制和透明度。告知和教育大学管理层、教职员工、学生、校友、纳税人、民选官员或团体，以及公众如何使用和管理大学的资源，防止浪费或欺诈。透明度对于建立和维持大学与公众之间的信任和信心关系至关重要。
皇冠体育宪法赋予皇冠体育大学评议委员会管理大学的权力。这种权力固有的权力是签订合同，从他人那里获得货物和服务以换取付款，并向他人提供货物和服务以换取收入。由于董事会的宪法地位，大学不受具体的国家采购法律法规的约束。这些法律包括《俄克拉荷马州中央采购法》、《州顾问法》、《公共设施法》和《剩余财产法》。该大学不能免除1974年《公开竞争性招标法》的所有要求。尽管有各种例外情况，联合国大学还是利用这些条例作为指导，并在可行和实际的情况下，试图根据这些条例和规则来模拟内部与采购有关的活动。
一旦申请被输入，根据其复杂程度，处理可能需要长达30天或更长时间。影响处理时间的因素：
商品和服务的可用性
成本
缺乏文档
缺少来自审批人、部门或供应商的响应
一年中的时间
确保你提供了所有必要的信息将有助于大学采购处理你的申请。在规划项目、需求和其他采购决策时，请考虑这个时间框架。
有关合同流程的信息可在采购Peoplesoft培训ppt中获得。一般来说，采购部门处理以下类型的采购：
Peoplesoft申请单要求采购部门协助采购。如果您在确定是否需要采购帮助方面需要帮助，请联系askpurchasing@ouhsc.edu。
采购使用信息请求（RFI）来教育和告知大学人员有关商品或服务的信息。
因为RFI只是为了教育和告知大学，它不会对大学或任何回应的供应商产生任何义务。
RFI可以帮助大学开发其他招标，修改项目计划，确定不同的技术或财务解决方案，或更好地了解风险或市场。
强烈建议使用rfi来协助规划和采购商品和服务。
准备和发布RFI是一种快速、廉价的方式来教育皇冠体育app或确定需求和项目的支持信息。
否。具有签名权限的员工不能将该权限授予其他员工。
在大多数情况下，单一来源证明被拒绝，因为它缺乏适当的证明，如其他供应商可以提供相同或类似的产品，证明依赖于人员或专业偏好，或没有客观的，可验证的标准，关于价格的公平性和合理性。适当辩护的例子：
只有一个制造商制造好产品
捐赠、赠款、奖励或其他协议指定特定品牌或供应商
产品必须与已经使用的设备相同，以确保与现有设备或系统兼容，并且只能从一个供应商处获得
原设备制造商的维护或修理（包括更换零件）
专利或版权材料只能从专利或版权持有人处获得
服务提供者根据他们的专业知识、背景或专业才能、知识或任务所必需的经验而具有独特的资格
请记住，拒绝并不意味着部门不能获得商品或服务。这只意味着必须通过非正式的（获得报价）或正式的竞争（发出征求）采取额外的步骤。
请参考我们关于独家来源的政策。
没有适当的授权，大学员工不能执行合同或约束大学。校董会授予校长将签字权委托给适当的大学行政人员、官员、董事和员工的权力。只有那些被授权的人才可以签订合同或约束大学。签署权限于合同的金额和类型。例如，一名员工可能只被授权执行低于5万美元的合同，而另一名员工只能执行没有直接财务成本的合同，比如一些学术合作协议。任何大学员工在没有这种授权的情况下执行合同可能会面临纪律处分，并对任何损害、损失或与没有适当授权约束大学相关的其他费用承担个人责任。
大学财务服务/预算和会计维护具有签名权限的最新员工名单。如果出现有关雇员的权力存在或范围的问题，请联系金融服务或法律顾问办公室。
这里定义公平合理的成本或价格。在单一来源合同下获得货物和服务也没有什么不同。价格必须反映你所购买的商品或服务的市场价值。确定市场价值的最好方法是进行市场调查。市场调查可以包括收集显示价格与类似商品或服务在可比情况下的价格一致的信息、来自行业专家的信息、可用性和历史定价数据。此外，您还可以考虑其他因素，如所采购的商品或服务的复杂性、风险和特定的合同要求。
在确定公平合理的费用时，请记住包括您所依赖的任何文件和其他信息。提供证明文件有助于确保公平合理的决定是客观的，并且物有所值。
一般来说，大学在收到商品或服务之前不能付款，应该避免这样的合同条款。然而，这一禁令有几个明显的例外：
订阅服务，包括杂志、期刊、书籍和其他类似的服务。订阅费用应按年支付
租金或租赁款项
支付给美国政府，提前支付是唯一的选择
支付美国陆军工程兵团提供服务的费用，如果该行动是根据大学或州政府机构与美国陆军工程兵团之间的合作协议采取的，目的是提供紧急响应或保护公众健康、安全或福利
在会议和活动中需要预付参加费用的展位预订和类似广告或促销活动的费用
支付给官方测试机构的费用，要求预付出席费用或高等教育或监管委员会的评分文件
满足以下条件之一的会议、研讨会和类似活动的注册费：(i)组织要求预先注册并付款，不接受国家采购订单/合同代替付款；（ii）如果提前支付注册费，则提供折扣费用。要符合此例外条件，供应商必须允许替换参与者，并在活动取消时提供100%的退款。
在视觉或表演艺术活动中支付艺术家、表演者和展览的费用
为确保采购长交货期材料或设备而支付的款项
采购部门不会因为货物或服务的付款是预先支付的而拒绝或拒绝上述类别的请购单或凭证。
所有大学员工都有“购物者”访问OU市场的权限，可以访问compass.ou.edu系统。但是，必须将购物车分配给具有PeopleSoft访问权限的请求者才能进行购买。要获得请求者访问权限，您的主管必须代表您提交安全请求。
您可以在Peoplesoft管理申请单页面中找到指定的合同专员。关于如何找到指定的合同专家的详细说明，请参阅本网站培训和参考部分的Peoplesoft培训-申请状态幻灯片。
请联系指定的采购人员或Askpurchasing@ouhsc.edu查询您的申请状态。
不，一旦申请被输入，该申请将永久分配给该请求者。员工可以请求访问另一个请求者的申请单，以便能够管理申请单和付款。当为单独的购买复制了一个申请单时，请求方可能会更新。有关如何更新申请单副本的详细说明，请参阅本网站培训和参考部分的Peoplesoft培训-申请单副本演示文稿。
要请求访问Peoplesoft，并请求访问另一个请求者的申请单和采购订单，请填写以下表格：https://financialservices.ouhsc.edu/Forms。本网站由财务系统部管理。采购部门不能授予Peoplesoft访问权限。
请联系应付帐款、一般会计或财务系统。采购可以帮助解决请购单和采购订单问题，但由于职责分离，不涉及会计和付款流程。
目前，Peoplesoft账户代码只能通过以下方式更新：
使用非赞助/赠款/资本资金创建的申请被输入，以创建采购订单，以根据州财政年度（7/1-6/30）保留资金。
采购部门可根据本部门的要求，随时终止采购订单。请联系发出采购订单的指定采购人员或Askpurchasing@ouhsc.edu请求关闭。采购部门在每年10月份开始结束上一年度的采购订单，这些订单不是赠款或资本资助的。
采购订单上剩余的任何负担资金将在采购订单和申请单结束后立即释放。如果产权负担没有解除，请联系Financial Systems （FSweb@ou.edu）寻求帮助解决问题以解除资金。作为职责分离的最佳做法，限制采购与预算的相互作用。
Peoplesoft的说明可以在采购培训网站和金融服务培训网站上找到。
