政策及程序

教室只对公开大学注册学生组织和公开大学院系开放。

因为皇冠体育的使命是教学和促进学术卓越，所以大学的教育目的必须始终保持。

学术校园内的建筑主要用于学术目的（即预定的课程，部门项目），此类用途优先于任何其他类型的用途。为避免与学校教学目标发生冲突，预留方在使用教室时必须遵守以下政策：

• 非学术性的课堂使用以学期为基础。
• 开学前两周，因课程调整，不允许在平日预订。
• 预约申请可以从每学期开学第一天开始提交。在课程的前两周内提出的任何请求将处于待处理状态，直到两周的预订暂停取消。
• 教室空间可于上午7时至晚上11时预留，视乎情况而定。
• 由于学术使用优先，校园调度保留将任何小组移至其他空间的权利；但是，将尽一切努力提供类似的空间和服务。

• 设施通常最多可安排四(4)个小时。校园调度可以允许例外，只要提供延期的理由，并确定为什么需要额外的时间与请求一起提交。如果申请设施的使用不会产生冲突，并且不会因延期而对大学的教育使命或日常运作造成实际影响，则大多数延期都将获得批准。
• 平日里，中央教室不允许有嘈杂的音乐或高水平的噪音，因为周围的空间正在进行学术课程。
• 可容纳60人或以上的教室空间在该大学非常珍贵。这些空间的多功能用途-课程，电影，扬声器等-导致大学院系和rso的预订需求很高。为了确保公平使用，rso可以在任何给定的一周内只预订一次教室。
• 首先优先考虑大学院系，其次是SGA分支机构赞助的项目，包括SGA行政部门、本科生代表大会、皇冠体育研究生参议院和校园活动委员会，然后是rso赞助的项目。
• 教室在使用前应保持清洁。
  • 未经校班办公室批准，不得在教室内添置家具。
  • 教室里不允许携带食物和饮料。
  • 房间应该一直保持不上锁。
  • 如果产生大量垃圾，必须与设施管理办公室协调清除。
  • 装饰必须符合皇冠体育大学诺曼校园节日装饰政策，不得包括在活动结束后不容易移除的物品。

任何不遵守这些程序的预订方可能会被暂停使用教室的特权。

您可以使用OU Reserve提交使用经批准的中央控制教室的请求。

• 这个空间需要更快的卡ID访问。如果您还没有通过您的早卡（您将收到官员访问的电子邮件确认）获得建筑访问许可，请让负责打开大门的团体代表（活动协调员、官员或顾问）完成本文化中心访问协议。
• 空间预先设置了家具，如下图所示：HTCC． 房间设置的调整由预订方负责。如果进行了调整，预订方必须将房间恢复到原来的样子，否则可能会收取费用。
  • 预订的默认设置和拆卸时间为1小时。您可以根据需要使用预订工具为您的预订添加额外的时间。
• 如果保留的空间没有保持干净或设置回原来的设置，组织可能会面临额外的费用和保留特权的丧失。
• 您的活动费用（如适用）将在活动前72个工作小时支付。
  • 为了您的安全，皇冠体育不接受也不会处理通过电子邮件或短信提供的信用卡信息。请通过发送给您的付款链接在线支付，或通过电话或亲自与校园调度办公室联系。

完整的政策在这里找到

可以按学期进行预订。可以在上课的第一天开始为相应的学期创建预约。

预留方有责任要求预留足够的时间进行设置/清理。

没有预订请求将批准在OU足球主场比赛日，死亡周，决赛周，或寒假。

食物

• 活动现场不允许携带外带食物。如果预订方希望提供食物，您将需要使用大学餐饮服务。
• 所有食品请求必须通过OU食品服务部门批准，并应在活动前至少3个工作日提交请求。
  • 请注意，他们有优先拒付权。

构建访问

• 一些空间需要更快的卡访问进入空间。进入特定空间的说明将在下面的特定建筑部分列出。

风暴的避难所

• 一些预留空间主要是为了在恶劣天气下避雨。在恶劣天气的情况下，预定的活动将被中断，以便学生/教师/工作人员可以在适当的地方避难。

设置/分解

• OU的住宿生活部门不负责您预订的空间的设置/故障。提交请求时，鼓励您在请求的时间框架内分配安装/故障时间。

有关预订的问题，请联系lharmon@ou.edu。

一些空间需要更快的卡访问进入空间。以下信息适用于住宿学院：

• 除了主场足球比赛日和冬暑假，林德赛街（Lindsey Street）的入口每天早上6点到晚上10点向公众开放。
• 海丁顿和邓纳姆学院后/南端的庭院大门和入口周一至周五上午8点至下午5点开放。
• 其他所有入口都只能凭钥匙卡进入。

• 这个空间需要更快的卡ID访问。如果您还没有通过您的早卡（您将收到官员访问的电子邮件确认）获得建筑访问许可，请让负责打开大门的团体代表（活动协调员、官员或顾问）完成本文化中心访问协议。
• 空间预先设置了家具，如下图所示：HTCC． 房间设置的调整由预订方负责。如果进行了调整，预订方必须将房间恢复到原来的样子，否则可能会收取费用。
  • 预订的默认设置和拆卸时间为1小时。您可以根据需要使用预订工具为您的预订添加额外的时间。
• 如果保留的空间没有保持干净或设置回原来的设置，组织可能会面临额外的费用和保留特权的丧失。
• 您的活动费用（如适用）将在活动前72个工作小时支付。
  • 为了您的安全，皇冠体育不接受也不会处理通过电子邮件或短信提供的信用卡信息。请通过发送给您的付款链接在线支付，或通过电话或亲自与校园调度办公室联系。

完整的政策在这里找到

可用性

• 一般
  • 设施视情况而定，并受下列限制和优先次序的限制。
  • 所有在NWC举办的活动必须提前通过NWC活动经理申请。每次活动都必须遵守这些指导方针、附带的设施使用协议以及大学的政策和程序。所有活动的要求都必须经过院长的审查和批准，大气与地理科学学院。如果一个事件被认为可能会干扰作为国家气象中心主要职能的教育、皇冠体育研究和业务活动，则该事件将不被批准。
  • 由于国家海洋和大气管理局（NOAA）实体存在于国家气象中心，当联邦政府要求提高安全水平时，可能有必要修改活动计划或取消活动。修改或取消将根据需要加强安全的威胁的性质和持续时间逐案决定。一旦在NWC实施了更高的安全级别，NWC活动经理将与活动组织者合作进行修改或确定是否有必要取消。如有需要取消活动而又无法安排其他日期的情况，活动主办方将退还押金。
• 国家气象中心租户和附属组织
  • NWC设施可供其租户和NWC附属组织使用。附属组织包括与大学有正式关系的工业和商业实体，通常存在于皇冠体育研究校园。这些群体将优先获得使用这些设施的权利。这些团体将被要求支付与其活动相关的任何直接费用。
• 其他组
  • NWC设施也可供其他团体（大学、非大学和NWC租户主办的非大学团体）使用，用于与大学教学、皇冠体育研究和奖学金、外展和扩展任务有关的会议和活动，或由NOAA实体赞助。允许的活动包括研讨会、专业会议、贸易展览和展览、与大学有密切联系的民间组织会议，以及大多数与会者与国家气象中心租户和附属组织有联系的社会活动。其他活动，如政治、个人或社会性质的活动，将由设施管理部门根据具体情况批准或拒绝。
  • 其他团体将在使用这些设施方面获得第二优先。这些团体将被要求支付建筑使用费以及与他们的活动相关的任何直接费用。
    • 如果在活动前30天以上预订，则在接受预订时需要支付一半的押金。第二部分的使用费应在活动开始前10天缴纳。
    • 如果在活动开始后10天内预订，则需要在预订时支付全部使用费。
    • 如在活动前10天未支付全部费用，预订将被取消。
    • 如活动主办单位于活动日期前10天取消活动，有关费用将获发还。
    • 如果活动组织者在预定日期后的10天内取消活动，活动使用费将作为将来预订活动的贷方。
    • 如果由于加强安全措施或其他国家气象中心无法控制的原因，NWC活动经理取消了活动，则将安排一个双方都可以接受的替代日期，否则将全额退还已支付的使用费。
    • 直接费用将在活动结束后15个工作日内开具发票。付款将在30天内完成。
• 小时
  • NWC的开放时间为上午8:00至下午5:00，周一至周五，除了大学假期。最好在这段时间内预订活动。在这些时间以外的时间段或周末和节假日要求的活动将根据具体情况进行考虑，并可能产生额外费用。预订活动时，请预留时间进行准备和清理。
• 安全、保安及恶劣天气指引
  • 所有参加活动的人都必须遵守皇冠体育大学的安全政策。所有的装饰和电气设备必须符合标准的安全和消防规范。一个空间内的人数不得超过消防队长规定的人数。
  • 只有NWC租户的员工（包括气象学院的学生）和有资格的游客才被允许开放访问该设施。活动组织者负责与NWC活动经理合作，控制客人的活动。活动组织者必须在每位来宾入场时发给适当的姓名徽章。赛事主办单位将于赛事开始前不少于20分钟安排人员到报名台。如果使用一楼以上的设施，NWC活动经理将提供有关客人如何到达这些设施的说明。
  • 在正常工作时间之外举行活动的团体将需要支付与额外安全相关的任何费用。必要的安全程度和范围将由NWC活动经理决定，并将基于活动的性质、规模和时间，以及当前的联邦安全指南。
  • NWC不作为一个公共庇护所或最好的避难所，为广大公众。
  • 教职员工、学生和大楼租户的最佳避难区域被确定为1313室、1350室、创始人走廊和一楼北洗手间。
  • 除了符合ADA标准的服务性动物外，NWC不允许携带任何动物。只有当恶劣天气警告生效时，才可以例外。在这种情况下，带动物的人可以进入，但必须在一楼北洗手间避难。

停车

• NWC停车场有指定的访客和残疾人停车位。大学停车办公室在停车场巡逻，并对违章停车开出罚单。如果预计活动超过可用的访客停车位，NWC活动经理将与大学停车办公室联系。NWC不负责在参观国家气象中心时违规停车。

可访问性

• NWC是一个无障碍设施。所有访客必须使用一楼入口，并立即前往安全服务台领取证件。残疾人停车场和坡道入口位于设施东北侧的一楼入口附近。

NWC是一个无烟设施

• 在NWC场地内禁止使用烟草，包括香烟和无烟烟草。皇冠体育致力于为学生、员工和游客提供一个健康、清洁和安全的工作、生活和学习场所。无烟校园保护每个人免受二手烟的健康危害，并符合州长Fallin 2012年7月1日的行政命令。

使用规则

• 娱乐:NWC活动经理必须批准所有娱乐安排。
• 印刷材料：在印刷、邮寄和/或分发之前，NWC活动经理必须批准邀请函、海报和宣传材料的内容。违反规定将导致活动取消。
• 宣传：任何吸引媒体关注的计划活动必须得到NWC活动经理的批准，以确保符合皇冠体育的要求。
• 摄影：所有摄影，视频和其他多媒体捕获必须遵守皇冠体育大学的所有政策。一般情况下，个人无须获得任何正式许可，即可拍摄或安排有关活动的照片/视频作个人用途。但是，如果个人的意图是使用NWC建筑的任何部分作为商业摄影，视频，电视或电影制作的背景，该项目必须由OU公共事务部审查和批准，并由NWC活动经理签署书面协议。本书面同意将作为使用协议的附录。
• 设置和清理：活动组织者将与NWC活动经理一起审查活动设置和清理计划。举办活动的人不得搬动家具． NWC活动经理将安排使用家具（桌子、椅子、讲台、平台和视听设备）。房间布局的任何更改必须得到NWC活动经理的批准。如果NWC租户需要协助设置或拆卸家具，则该费用将由租户承担。对于其他团体，将收取额外的直接费用，以支付家具的安装、使用和拆卸费用。需要额外清洁人员的清理工作也将作为额外的直接费用计费。使用NWC设施的个人和组织离开时必须保持与最初发现时相同的状态。如果设施或家具损坏，维修费用将由活动组织者支付。NWC活动经理将在活动前后与活动组织者一起参观活动场地。
• 电子视听演示设备和互联网连接：希望在比赛期间使用AV设备的赛事组织者必须使用NWC提供的设备和技术人员。要使用安装在NWC房间内的演示设备或在大楼内获得互联网连接，将需要NWC IT技术人员的协助。所有视听和演示需求必须在活动前10天与NWC活动经理协调。在正常工作时间以外的视听和信息技术支持和特殊需要将导致活动组织者被收取此类服务的相关费用。
• 装饰:未经NWC赛事经理事先批准，不得使用标志和横幅。诸如氦气球、烟花和蜡烛等物品不得带入NWC。禁止使用胶带、钉子、订书钉、大头针、管道胶带、捆扎带和喷雾胶。所有设备和装饰，包括但不限于A/V设备、灯光、植物、花卉布置和标牌，必须在活动结束时移除。主办方将负责主办方或嘉宾对NWC造成的任何和/或所有损害。
• 餐饮：只有经批准的餐饮商才能在NWC经营。希望在国家气象中心经营的餐饮商必须向NWC活动经理提供责任保险证明和适当的国家食品和酒精服务文件。NWC活动经理将提供一份经批准的宴会承办商名单。餐饮谈判和费用由活动组织者全权负责。
• 酒精:酒精饮料只能由NWC活动经理批准的有执照的餐饮服务商提供。提供酒精饮料将遵守皇冠体育州的法律和皇冠体育大学的政策。根据皇冠体育州的法律，除了有执照的签约餐饮服务商外，任何人不得将酒精带入大楼。如果提供酒精饮料，您可能需要支付额外的安全费用。
• 交付必须通知NWC事件经理任何和/所有交付给NWC的事件。出于安全考虑，所有交付必须通过NWC码头进行，而不是通过设施的前门。NWC活动经理保留不代表活动组织者接受交付的权利。NWC工作人员不会协助接收、运输、储存或转移活动组织者使用的设备或产品，除非在协议日期提出要求，在这种情况下，此类服务的直接费用将由活动组织者承担。对于应活动组织者的要求接收、运送、储存或转移的物品，NWC活动经理将予以应有的注意，但不承担任何责任。
• 责任:活动组织者应对其嘉宾和代理商的活动和行为负责。NWC活动经理保留检查和控制所有功能的权利。NWC不会对任何商品或个人财产的损坏或损失承担责任。
• 任何违反上述政策和程序的行为都可能导致失去租赁特权。

事件调度

• 预订：NWC活动经理将暂时保留两周的日期。一旦NWC活动经理收到签署的使用协议和押金，日期将被确认。如果在使用协议规定的截止日期前未收到签署的NWC设施使用协议和押金，则活动日期将被取消。

协议及按金

• 活动组织者已阅读并同意遵守上述政策和程序。
• 活动组织者将按照电子邮件确认中列出的内容向NWC支付活动的使用费和所有直接费用。
• 活动组织者的一半建筑使用费已经到期；上述付款将保留活动组织者所要求的日期至活动前60天。
• 活动主办方将于活动举行当日或之前将余款汇回。
• 直接费用将在活动结束后15个工作日内开具发票。付款将在发票日期后30天内完成。
• NWC活动经理保留检查所有功能的权利。任何违反上述规定的行为将导致损害赔偿，包括实际损害赔偿加上20%和/或租赁特权的损失。

免责声明及责任声明

• 活动组织者应负责因活动组织者使用NWC设施而产生的任何索赔、费用和/或损害，并应按以下规定赔偿大学。
• 但是，某些政府实体（国家机构、公立学院、市政当局等）可能无法在法律上赔偿大学，在这种情况下，B段将作为协议。
• 保留方应赔偿、辩护并使皇冠体育大学董事会、其代理人和雇员免受任何和所有索赔、要求、费用、处罚、损失、费用（包括但不限于专家证人和律师费）、损害赔偿和责任，其中包括因用户所进行的活动引起的或与之相关的身体伤害、死亡、疾病、财产损失和人身伤害。它的代理人、雇员或活动的参与者。用户在本协议项下的义务在本协议期满或因任何原因终止后仍然有效。
• 在不限制上述用户赔偿义务的情况下，用户应购买并维持一份或多份有效的一般责任保险，以赔偿因人身伤害、身体伤害、疾病或死亡而造成的损害。用户应获得并维持以下规定的最低保险范围。通过要求这样的最低保险，皇冠体育大学不应被视为或解释为已经评估了本合同项下可能适用于用户的风险。用户应评估其自身的风险，并在其认为适当和/或审慎的情况下，维持更高的限额和/或更广泛的覆盖范围。用户不因未能获得或维持足够数额、期限或类型的保险而免除其承担的或根据本合同承担的任何责任或其他义务。
• 用户应按照以下要求承担以下责任限制：
  • 商业一般责任
    • 总金额2,000,000美元
    • 产品/已完成的操作总计200万美元
    • 每次发生限制$1,000,000
    • 个人/广告伤害$1,000,000
    • 火灾损失（任何一次火灾）100,000美元
    • 医疗费用（任何一人）$ 5,000
• 用户应将皇冠体育大学校董会及其官员、雇员、代理人和志愿者列为额外被保险人。此外，所有保险单应：
  1. 在主要的基础上，不承担任何其他保险和/或皇冠体育大学提供的自我保险。
  2. 包括放弃代位权条款。
  3. 包括被保险人分离条款（交叉责任）
  4. 除非提前三十（30）天通过认证邮件向皇冠体育提供书面通知，否则不得续签，取消或重大更改或更改。
• 在使用大学设施之前，用户应向大气与地理科学学院院长提供大学合理接受的保险证明，表明已提供本协议所要求的保险。本合同所要求的所有证明和保险单应包含一项规定，即在至少提前30天书面通知学校之前，保险单所提供的保险不得被取消、减少或以其他方式发生重大变化，或允许其到期。保险单应指定皇冠体育大学校董会作为额外指定的被保险人，并应被背书为由该额外指定的被保险人或代表其维护的任何保险的主要和非供款。

提交此请求即表示您同意上述所有条款和条件。

• 餐饮：禁止外带食物/饮料。
  • 餐饮可致电405.325.2121订购。
  • 如果您对您的餐饮订单有疑问或想要取餐，请在正常营业时间与我们的办公室联系，下班后请致电405.325.6894。
• 保证宾客人数的截止时间是中午，也就是活动开始前72个工作小时。您将根据最终保证数量或实际提供的餐点数量付费，以较大者为准。如果没有提供保证，将根据菜单上的估计数量进行准备。
• 严禁使用胶带、钉子、订书钉、大头针、粘灰、闪光剂或纸屑。
• 您的活动费用（如适用）将在活动前72个工作小时支付。
  • 为了您的安全，皇冠体育不接受也不会处理通过电子邮件或短信提供的信用卡信息。请使用电子邮件发送给您的付款链接在线支付，或通过电话或亲自与校园调度办公室联系。

完整的皇冠体育纪念联盟政策

• 户外空间不提供家具/设备（桌子、椅子、舞台、帐篷、音响系统等）。请联络设施管理处。
• 促销桌组应该留在他们预定的空间：南椭圆形空间，戴尔大厅空间。
• 上课期间不允许使用公共广播系统或吵闹的活动。
• 要在空间内放置的任何结构都必须事先获得批准，以防止损坏设施。
• 使用该空间的个人和组织对所造成的任何损害负责。
• 您的活动费用（如适用）将在活动前72个工作小时支付。
  • 为了您的安全，皇冠体育不接受也不会处理通过电子邮件或短信提供的信用卡信息。请使用电子邮件发送给您的付款链接在线支付，或通过电话或亲自与校园调度办公室联系。

请注意，提交预订请求并不能保证房间可用。为了保留您想要的空间，可能会有额外的政策和费用。您必须得到论坛管理人员的确认，才能完成您的订座。提交预订请求的截止日期为活动前三(3)个工作日。

通过提交预订请求，预订方同意他们已阅读、理解并同意遵守所有相关政策和程序，并承认他们可能对我或我的客人违反相应的设施使用政策、学生守则、大学政策以及州、地方或联邦法律的行为负责。

某些类型的学生活动需要责任保险。请咨询您的指导老师，并查看www.studentlife.ou.edu上的学生组织风险管理政策。

严禁在房间内的任何桌子或墙壁附近使用透明胶带、钉子、订书钉、大头针、粘腻子、油漆、喷雾、蒸汽等。没有闪光，五彩纸屑，或明火蜡烛。

团体可以在论坛大楼使用任何他们想要的餐饮服务商。请向论坛工作人员提供任何信息，以便提供适当的自助餐，并满足管理需求。所有饮料必须从论坛购买。

使用有食物的圆形宴会桌的任何团体都需要亚麻布。亚麻布可从论坛租用或由小组提供。

我们鼓励团体提前付款，但账单将在下个月初完成。如果没有及时支付发票，该团体将有一个糟糕的状态，这意味着他们将不被允许预订论坛或纪念联盟的空间。

如果团体或个人的任何成员或参加者造成设施损坏，将承担责任。在某些情况下可能会收取费用，例如额外的清洁，损坏的分隔墙（如果移动）的维修，家具的损坏和任何AV设备的损坏。未经工作人员允许，请勿调整或更换任何空调设备。如果需要帮助，请联系楼里的工作人员或拨打房间里的帮助电话。

为了您的安全，皇冠体育不接受也不会处理通过电子邮件或短信提供的信用卡信息。

缺席和取消政策

如果团体或个人不使用预订的房间，并且在取消预订前至少3个工作日未与论坛工作人员沟通，则该团体或个人已承诺“不出席”。预定的座位在预定开始30分钟后被视为放弃，将导致不出席。如果客人未入住，预订时的房费仍将适用，团体或个人须遵守以下规定：

• 对于本学期第一次缺席的学生将发出警告，并记录在预订组的账户上。
• 对于本学期第二次缺席的学生，将发出最后的警告，并记录在预订组的账户上。
• 第三次缺席将导致该组织暂停在亨德森托尔森文化中心，吉姆索普多元文化中心或皇冠体育纪念馆预订空间

通过提交此表格，我同意我已经阅读、理解并同意遵守论坛的政策和程序，并承认我可能会对我或我的客人违反设施使用政策、学生守则、大学政策以及州、地方或联邦法律的行为负责。

为您或您的客人提供基于残疾的住宿，请致电（405）325-4318或发送电子邮件conferenceservices@ou.edu

欲首页信息，请查看会议服务网站上的常见问题解答部分。

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