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大学政策
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- 财务主管负责将这笔日常存款存入国库。
- 大学的政策是，所有由大学部门和学生组织收集的现金（支票，货币和硬币）都应该每天使用存款传输信封（在大学储藏室）存入财务长。存款传输信封上的存款证明必须由准备存款的个人签名。如果押金不符合大学政策，必须在发送信封中附上一封解释原因的信。除非根据本准则第5类获豁免，否则须每日缴付保证金。此外，所有收集现金（货币和硬币）的大学部门和学生组织应该使用现金收据日志或预先编号的现金收据，以保持对现金收入的控制。
- 会计办公室每天下午5点结帐。对于那些一直在每个工作日收到现金的部门或学生组织，必须设定每天的截止时间，以便部门/组织有时间在下午5点之前准备存款并将其交给财务司司长。
- 每天截止时间后各部门收到的资金，应在下一个工作日的收款中存入。每个系和学生组织都有责任确保在资金存入财务处之前，对资金的临时保管有充分的程序和控制。此类程序和控制应至少包括：a.由指定的资金托管人从收银机或钱箱中提取资金；b.将资金放置在上锁的银行袋（或上锁的金属容器）中，并将袋子固定在保险箱或上锁的柜子或上锁的桌子中；c.对资金的使用仅限于指定的资金托管人。
- 对于那些不定期收取少量现金的院系或学生组织，虽然每日存款是可取的，但这种每日存款可能不实际或不符合成本效益。如现金收入数额不大，而又有适当的保管设施，则可在部门的保管设施内存放总额不超过100元的现金收入，存放期限不超过五个工作天。在这五个工作日内，必须将款项存入财务处。
- 收到的所有支票应在收到后立即限制性背书。推荐的背书是：仅供存款的皇冠体育大学账号。___________
- 在任何情况下，员工或学生不得从部门或学生组织的现金收入中支付款项。所有现金收入必须存入财务司司长。
- 收到支票的院系应鼓励支票的出票人将支票抬头改为皇冠体育，而不是院系。但是，以下收款人格式是可以接受的：皇冠体育/（部门名称）部门不应该要求支票支付给该部门或个人。
- 这将是每个预算单位主任和学生组织教师赞助商的明确责任，以确保适当的程序，以遵守这些大学范围内的指导方针。
- 现金处理/职责划分。一个部门对资金的接收和收集承担着一定的现金处理、对账和这些职责的分离责任。偶尔，内部审计报告会指出一些部门在履行这些职责方面存在问题。以下是在这方面应该有所帮助的指南。账户保荐人的责任账户保荐人有责任确保收取的所有款项都存入适当的大学账户，并使用适当的存款代码。账户保荐人还必须核实根据大学财务系统存入的金额与实际收到并通过财务主管存入的金额是否一致。出纳和责任方/现金处理平衡出纳平衡是银行、财务处等企业通常进行的一种过程。这发生在工作日结束或出纳班结束时。这个平衡过程使现金管理人对他或她现金抽屉里的钱负责。为了平衡现金抽屉，首先你需要确保你的支票、建议、贷款和今天的所有交易都是总计的。然后你准备好开始平衡，然后数你的现金，从最大的钞票开始（100,50,20,10,5,1）小计，（硬币）1.00硬币，0.25,0.10,0.05,0.01)小计，然后加上你的支票，建议，（总数）。把磁带卷起来，清空计算器。从顶部开始添加计算总数。添加和合计后，检查实际总数和计算总数是否匹配（应该匹配）。当出现如超额或短缺等差异时，将由监督员重新点钞以确保金额正确。视乎超过/少于的数目及所涉及的情况而定，可能会引致纪律处分。现金处理人员因现金超支和短缺而失去工作，要么是因为反复违规，要么是因为大量超支或短缺。如果现金处理人员在两周内出现任何面额的现金短缺或超过3张，将被记录在案。$50或以上的超额/短缺可能导致合同终止。每天结束时，所有现金处理人员都必须在每天结束时上交每笔交易的收据。所有的现金交易都需要在收据的背面钉上现金交易的计算磁带，上面注明指定的面额和账单（例如100美元（20美元）、50美元（10美元）、10美元（5美元）等）。如果有一大笔钱（比如8000美元），把100美元和2000美元的带子捆在一起，把每一捆分别放在计算器上，它会显示每一捆2000美元的带子，在计算器胶带上把它们放在一起，把100美元放在括号旁边。粉红色的部门信封需要有支票，现金带和收据，在一天结束时上交。所有现金处理人员都必须遵守这些要求。职责分离在人员配备水平允许的范围内，收款、存放和核实收款的责任应由不同的个人负责。当然，在一人或两人的办公室里，这是不可能的。因此，更重要的是，一个一两个人的办公室遵守概述的现金处理程序，并设计有效的补偿控制来降低风险。为您的团队建立合规的现金处理程序，请联系财务处（405）325-2282。
- 您可以致电（405）325-3411或www.ou.edu/audit向内部审计咨询有关适当的职责隔离或补偿控制的建议。如果您发现潜在的欺诈或相关的不当行为，请与内部审计部直接联系，或通过24小时举报热线（844）428-6531或www.ou.ethicspoint.com匿名举报欺诈行为。
