记录保留

为了遵守皇冠体育州（67 O.S. 201-215）关于保存州文件的法规，塔尔萨大学于2004年9月启动了一项记录保留计划。

本网站的建立是为了帮助大学部门识别记录，并指导他们保存和销毁国家文件。本网站提供的信息不应作为唯一的信息来源。有关保留州记录的问题应直接联系业务连续性和记录保留合规官Braden-Beller@ouhsc.edu，电话：（918）660-3329。

必须记住，没有皇冠体育州图书馆部门（ODL）的批准，任何大学文件/记录都不能被销毁。该过程由拥有记录的大学部门启动，完成销毁状态记录的机构意向通知（ARC表格4 PDF）。然后将表格发送给记录保留和合规官进行最终审核。表单上的信息一经验证，就由RRCO签署并发送给ODL审批。它由ODL的国家档案管理员进行审查，以确认它符合所有适用的州法规。一旦签署的表格被退还给RRCO，该部门将被通知可以销毁记录。本规定适用于原件，不适用于复印件。本署可自行决定销毁方便副本。

 

常见问题

什么是公共记录？公共记录可以有多种形式。它们包括文件、书籍、论文、照片、计算机磁带或磁盘、电子邮件、视频或音频记录。一些例子是：

大学收到或制作的与公共事务有关的文件。

包含作为大学功能、政策、决策、程序、运营、使命、计划、项目或活动证据的价值信息。

符合法规记录保存要求的信息。

包含业务操作的文档，例如：发生了什么、决定了什么、给出了什么建议、涉及了谁、发生的时间、事件和决策的顺序。

《公共记录》由皇冠体育州法规第67卷第203节定义。如果您不确定某项记录是否应被归类为公共记录，请将其视为公共记录，并通过（918）660-3329联系记录保留和合规官寻求进一步核实。

 

我们有过时和过时的记录。我们可以自由地摧毁他们吗？不，所有的大学记录都是公共财产。未经适当授权，不得回收或销毁。在销毁之前，大学记录保留和合规官员必须准备一份销毁记录意向的机构通知（ARC表格4 PDF），以便提交俄克拉荷马州图书馆部门（ODL）。

我们可否销毁已转成电子格式的书面纪录？

不可以，已作影像处理的纪录的纸本副本仍会被公开资料资料库视为原始文件。销毁此类文件的许可必须由ODL在完成销毁已成像记录的意向通知（ARC表格12 PDF）后授予。

 

我们的记录必须保存多久？每个记录都有皇冠体育app独特的保留/处理时间表，该时间表表明每个记录必须保存的最短时间。国家机构的一般记录处置表和州立大学和学院的一般记录处置表都是可用的，可以帮助您确定特定的记录及其保存期限。您也可以联系记录保留与合规官，寻求帮助以确定记录。

 

申请销毁我们的记录有什么程序？确定记录后，联系记录保留与合规官，并提供以下信息：1)记录类型；2)含日期；估计体积，以立方英尺为单位。