财产损失
确保您已向企业风险管理部门报告了要投保的财产。除非特别排除、限制或按实际现金价值计算，财产应按报告地点的维修或更换为准。修理或更换限于修理或更换的实际成本或报告价值，以较低者为准。一定要报告物品、电脑和其他物品的重置价值。检查您报告的值是否正确。
有一个准确的，最新的清单。在内容、计算机或其他物品丢失的情况下，您将被要求向企业风险管理部门提供当前库存。你的保险清单应该包括所有成本超过100美元的项目。最近的图片，视频或购买订单的副本可以用来建立所有权的项目，不是在你的库存。您可能会被要求提供电子产品、计算机、机械和其他大成本产品的原始采购规格、采购订单和发票的副本。至少每年更新你的库存，并制作多份副本。在另一个地方保留一份副本。
保存建筑物或设备维修日期的记录。如果您是在租赁场所，请保留您要求的任何维护记录，以及所采取的措施是否足以纠正问题。
将当前的建筑平面图保存在安全的地方，并在其他地方保存一份副本。
在财产损失之前，要准备好行动计划。应指派人员监督维修、采购、跟踪费用并提交索赔。
当损失发生时（诺曼校园）
发生财产损失时，应遵循以下程序：
- 立即向有关当局报告，如警察、消防部门和大学行政部门。
- 24小时内致电325-5433或电邮norman-riskmanagement@ou.edu向企业风险管理部门报告。企业风险管理部门将负责通知相应的国家风险管理办公室和其他国家机构。企业风险管理部门必须在10天内提交书面的财产损失通知。未在事件发生之日起90天内报告的事件将被拒绝承保。
- 确保该区域对人员进入是安全的。有合格的人员检查以下内容：
- 结构倒塌的可能性
- 靠岸的必要性
- 可能会有掉落的碎片
- 电气和燃气管线的完整性
- 该区域是否有危险物质或碎片？如果是这样，在危险区域周围设置临时屏障，直到清理工作完成，该区域对人员进入是安全的。
- 在清理开始前拍下现场的照片。
- 采取一切必要措施尽量减少损失并确保安全，例如：
- 临时用木板封住屋顶、墙壁或窗户的开口
- 当家具有可能被水进一步损坏时，用塑料或布盖住。当有可能进一步的水损坏时，一定要把家具放在托盘上。当有积水时，一定要把家具放在托盘上。如有必要，使用水泵清除积水。
- 确定是否需要紧急加热以防止冻结。
- 立即擦干任何潮湿的木制物品或机械，以防止翘曲或进一步损坏。油机械或金属物体，如有必要，防止生锈。
- 在给所有设备、机器或电机通电前，应由合格的人员或技术人员检查。计算机设备很容易被任何类型的污染物损坏。如果有任何污染的证据，在合格的计算机技术人员彻底检查这些设备之前，不应该给这些设备通电。在打开任何东西之前，确保任何干燥或维护已经完成。
- 更换暖通空调设备中的所有过滤器，以防止煤烟扩散或其他区域的霉菌/真菌污染。为了防止进一步的损坏，可能需要临时修理。未能及时保护暴露的财产免受进一步损害可能导致单独的事件和/或损失，以及单独的免赔额，或减少赔偿价值。
- 如果由于进一步损坏或人员安全的威胁，必须在校园安全部门检查损失之前进行清理，未经校园安全部门批准，不得处置任何损坏的物品。
- 采取必要的步骤，仔细跟踪你的索赔费用。保持准确的劳工，采购，设备使用等记录。任何内部人工费用必须有以下文件：
- 记录所有处理损失的员工的姓名、职务和小时工资。
- 记录员工工作的日期和时间。例如：2002年5月3日，10:00至12:00和1:00至3:00 - 4小时。
- 详细描述该员工的工作职责。例如：清理了Union 300房间的碎片。
- 包括所有使用的材料。例如：更换300号房间的湿天花板瓷砖，联合- 10阿姆斯壮世纪瓷砖，每块2‘x 4 ’。
- 您将被要求向风险管理部门提供工资记录和/或工时表、采购订单、库存的副本，以记录所有内部劳动力。
- 保留与索赔相关的所有采购订单和发票的副本。记录物品的使用地点和用途。例如：5箱阿姆斯特朗世纪吊顶瓷砖，2'x4 ' -每箱@24.00 -用于更换300、302和304号联合房间的湿吊顶瓷砖。
- 在招标之前或开始内部维修之前，必须由大学消防局长办公室审查施工规格，以确定拟议的计划或投标是否符合调整后的维修范围。投标规范、建筑图纸、计划、申请单等的准备应反映出对原屋顶、建筑、材料或设备的真实替换。对原项目或建筑的改进、变更和/或代码升级将单独或交替投标。投标规范应设计一个基本标书，以显示替换“原样”，并为期望或要求的任何改进或更改提供备选标书。在实际情况下，应当投标打捞、回收或者以旧换新。
- 在清理、施工、维修和/或更换丢失或损坏的物品或结构的过程中，与校园安全部门保持联系。如果发现额外的损坏，立即通知校园安全部门。
- 您需要在收到任何警察或消防部门的报告后立即向企业风险管理部门提供一份副本。
提交付款要求
当所有的修理和/或更换都完成了，你回到了“一如既往”的状态，准备你的报销要求。如果您不打算修理或更换损坏的结构或物品，您可以要求对您的索赔的全部或任何部分进行实际现金价值（ACV）。
- 将您的索赔文件组织成单独的、不同的部分，例如：
- 服务-这些是由外部承包商执行的
- 清理和拆除-包括任何外部承包商临时维修，除臭，除水等的副本-清理现场或处理碎片的服务副本-风险管理部门可能不清楚的任何项目的解释-您认为可以澄清索赔金额的任何其他文件。
- 临时服务——包括发票副本和解释为什么需要这些服务——例如，你雇佣一名保安站岗，直到临时维修完成，建筑物安全为止。
- 建筑物维修-包括外部承包商维修或更换结构的发票副本-包括承包商所做工作的解释。
- 内容或设备维修-包括承包商或供应商进行的任何维修的发票副本-包括供应商可能向您提供的设备或物品状况的任何报告，例如，您的电话系统被灯光击中；您有西南贝尔电话检查和维修系统-包括发票和西南贝尔电话发现的损坏报告的副本-包括您的清单的副本，突出显示修复的项目-在清单上注明该项目已被修复。
- 材料-包括为维修而购买的任何材料的发票和采购订单的副本-还包括仓库认股权证或其他用于维修的损失时手头物品的文件-包括使用材料的地点和原因的解释。
- 人工-包括任何由内部人员进行的人工-包括工时表和/或其他文件的副本，以支持内部人工-包括工资单的副本，以记录收取的工资率-包括对所履行职责的解释。请注意：内部劳动力限于实际花费在索赔相关活动上的时间，内部管理费用不包括在内，附加福利限于FICA，国家在退休和劳动力费用回收中的份额限于外部承包商可以合理收取的金额-不包括准备索赔的时间。
- 内部车辆和/或设备-包括车辆或设备使用的时间和地点，使用人员，车辆或设备的类型以及使用目的的记录-包括证明收费合理的任何证明文件。请注意：人员从一个地方到另一个地方的运输限于《旅行报销法》允许的金额，并且只有当目的地不是员工合理要求旅行的正常地点时才可获得赔偿-用于运输人员的车辆的任何文件必须注明里程。
- 旅行和/或住宿费用-包括解释为什么需要这些费用-提供支持性文件，如旅行索赔或发票。
- 内容-包括一份清单的副本，突出显示要更换的物品-包括发票的副本-如果更换的物品已经升级或改进，包括解释为什么不能“按原样”更换的文件-如果大学选择用改进的物品替换物品，只有更换“按原样”的实际成本是可收回的。
- 其他-包括你认为有必要澄清你的索赔的任何其他索赔项目-提供发票，解释或其他文件的副本，以支持索赔金额。
- 准备一份电子表格列出你的索赔要求。
- 为你的支持文件编号，并在电子表格上注明每项费用的文件编号。
- 向企业风险管理部门提交两份索赔复印件和所有证明文件。请注意：索赔不能按预估费用报销。除非我方选择为贵方的损失承担ACV（实际现金价值），或者我方已与State Risk Management达成和解，否则任何要求最终付款或部分付款的请求必须提供所有支持发票和文件。根据国家风险管理公司的酌情决定，和解协议的付款可以延迟到损失的大部分修复或更换已经发生。在国家风险管理和/或再保险公司报销之前，大学校长或其他大学官员将被要求完成“损失宣誓证明”和“所有索赔的释放”。
- 服务-这些是由外部承包商执行的
